Los cinco errores más frecuentes en la gestión de la comunicación interna

Ecos de mi viaje Perú, invitado por la Universidad San Martín de Porres

Septiembre ya termina y por estos lados ya se comienza a vivir la primavera, con el buen tiempo y mejores temperaturas. Buen momento para reactivar nuestro blog y contarles de la enriquecedora experiencia que viví, hace algunas semanas en la ciudad de Lima (Perú), donde asistí invitado por la Universidad San Martín de Porres, para dictar una conferencia de comunicación interna, en el marco del Programa de Alta Especialización en Comunicaciones  (PAEC).

Con una audiencia, conformada por gerentes, jefes y encargados de comunicaciones de distintas instituciones privadas y públicas; pude compartir durante dos tardes consecutivas no sólo mi conferencia sobre comunicación interna estratégica, sino también, ideas, casos, realidades y por sobre todo desafíos. Digo este último, porque en Perú, al igual que en Chile, Uruguay, Colombia, Argentina, y la mayoría delos países latinoamericanos, la comunicación interna todavía tiene enormes retos que van  desde mejorar su posicionamiento como disciplina estratégica para el negocio, hasta que que los comunicadores internos "nos creamos el cuento" y trabajemos como debe ser nuestro rol como piezas claves en la eficiencia organizacional.

Les dejo algunos links de mi paso por Perú, con entrevistas que me realizó la Universidad San Martín de Porres y medios de prensa de Lima,

Los cinco errores más comunes en la gestión de la comunicación interna

Comunicación Cara a Cara, la herramienta más efectiva en la gestión de la CI

Las redes sociales no son tan eficientes como la comunicación cara a cara

La falta de reconocimiento es uno de los problemas más graves en América Latina

La Comunicación Interna no se ha desarrollado tanto en América Latina por culpa de las empresas y los mismos comunicadores



Un abrazo,


José Miguel Arriagada

Mundialero, juego/ herramienta social para empresas, en torno al mundial de fútbol

Ya faltan poco más de 60 días para el mundial y, poco a poco, todo comienza a girar en torno a los partidos de nuestra selección, los candidatos al título, los grupos y los partidos imperdibles. Y, en este contexto, qué mejor que disponer de una aplicación en el trabajo, que nos permita no sólo seguir el evento, sino también jugar adivinando los resultados…..y ganar atractivos premios.

Te presentamos "Mundialero", aplicación web social interna, especialmente diseñada para empresas, que permite que los colaboradores puedan jugar, prediciendo los resultados de los diferentes partidos que se jugarán en Brasil 2014. Los mejores pronosticadores, ya sea individualmente o por áreas u equipos de trabajo, van acumulando puntos diariamente y pueden acceder a atractivos premios, previamente anunciados por la empresa, en el caso de llegar a instancias finales.

La herramienta fortalece el clima laboral y la unión entre los trabajadores aprovechando algo tan transversal como el mundial de fútbol. Además, puede ser aprovechada como piloto, en el caso de que la compañía esté evaluando la idea de implementar una red social interna.

Mundialero dispone de una plataforma simple, amigable y atractiva; cuenta con herramientas como chat, ranking por áreas, estadísticas, tabla de posiciones y noticias relacionadas con el torneo; y permite la integración con otras aplicaciones multimedia. Además, es posible verla desde smartphones y tiene la opción de ser customizada con los colores corporativos,

Que tu empresa no se quede fuera de este entretenido juego. Ya lo han contratado importantes empresas como Falabella, Ripley, Chilexpress, Santander, DCV, Unilever, Presto, BBVA, ENAEX e Itaú, entre otras.

Si estás interesado, solicita una reunión presencial o virtual con jmarriagada@insidecom.cl    

Conoce Zyncro la más exitosa Red social interna española

Si necesitas jubilar la Intranet de la empresa  y migrar a una red social interna, ZYNCRO es una buena alternativa, ya que permite la integración de los empleados en un ambiente de alta colaboración, y con atractivos recursos que fomentan el trabajo en equipo, la gestión del conocimiento y la comunicación transversal.

ZYNCRO EN SEIS PUNTOS:

1. ¿Qué es? 
Zyncro (http://my.zyncro.com) es una Red Social Corporativa que unifica  y potencia la comunicación y colaboración entre compañeros, clientes y partners, la gestión del conocimiento, la gestión de tareas, y el directorio de personas.

2. Comunicación Corporativa
Zyncro ofrece un sistema de microblogging o “muro corporativo”, donde todos los miembros de una organización pueden publicar información relevante para la empresa, en concreto:
-Noticias personales: actividad  de las personas de tu organización que te interesan, a través del concepto de “seguidores”. Si eres seguidor de alguien, en tu muro aparecerá las relaciones con esa persona, siempre y cuando no sea información privada o perteneciente a grupos cerrados.
-Noticias de grupos de trabajo: mensajes que se publican en un grupo de trabajo y que llegan a todos los miembros de dicho grupo.
-Noticias de departamento o empresa: los mensajes que se publican en un departamento o empresa serán visibles para las personas que son miembros del departamento o
empresa y para los que lo siguen.
-Noticias corporativas: noticias que las  personas habilitadas para ello transmiten a toda la organización. En general, son noticias de ámbito corporativo de interés general.

3. Gestión de Archivos y Grupos 
Al crear un Grupo estás creando un espacio para ubicar carpetas, archivos y mensajes que pueden compartirse con otros usuarios (de tu organización o externos a ella -­‐por ejemplo, clientes-­‐). Los mensajes se comparten a través del muro, y los archivos generando Zlinks o enlaces para compartir. Zyncro permite “versionar” los documentos (subir
nuevas versiones, gestionar todas las versiones de un documento e incluso volver a una versión anterior), comentarlos y descargarlos. Todo ello desde la web y sin  necesidad de descargar nada en tu ordenador.

4. Directorio de Personas
Zyncro te permite disponer de dos tipos de contactos en tu directorio:
a. Los contactos que pertenecen a Tu Organización (es decir, tus compañeros) 
b. Los clientes, proveedores y partners.Tus compañeros deben ser dados de alta por el administrador de tu organización y automáticamente se mostrarán en la sección Tu Organización, mientras que el resto de tus contactos deberás darlos de alta tú de forma particular y privada.

5. Buscador
Zyncro es la base del conocimiento de tu organización y el buscador es la herramienta que te permite encontrar cualquier persona, mensaje, archivo o grupo relacionado con una palabra, frase o concepto. Podrás filtrar los resultados en base a fechas, grupos, contacto, lugares y propiedades para encontrar más rápido aquello que buscas.

6. Integraciones
Zyncro se puede integrar con cualquier Red Social, ERP, CRM, sistemas de Gestión Documental, sistemas de Business Intelligence, otros Corporate Activity Streams (Yammer,Chatter…) o sistemas de video reunión como Join.me. Las integraciones se pueden encontrar en la sección ZyncroApps del perfil, pero será el Administrador quien las habilite primero.

Si estás interesado en probar un piloto, a bajo costo de Zyncro, conctáctate con Insidecom (partner autorizado para Chile), escribiendo a jmarriagada@insidecom.cl o llamando al 569- 9.2191108.

Consejos para los comunicadores internos, al iniciar el año

 Cuando acaba de comenzar el año laboral 2014 Insidecom recomienda a los responsables de la comunicación interna algunos consejos para abordar con éxito los desafíos de gestión que se avecinan en los próximos meses.

Este 2014 que recién se inicia será, sin duda, un año complejo para  muchas organizaciones, muchas de ellas sumidas en procesos de fusión o reestructuraciones o bien enfrentadas al desafío de motivar y reanimar a sus colaboradores, después de un difícil 2013. En ese contexto, los comunicadores internos, en la mayoría de los casos deberán adaptarse con inteligencia y rapidez a las problemáticas, situaciones y coyunturas organizacionales, lo que requerirá planes, estrategias y acciones de comunicación muy precisas.

¿Qué recomienda Insidecom para encarar con éxito la planificación y gestión del área?

1. Escuchar a la empresa

Lo primero siempre es escuchar: al equipo directivo, a los gerentes de segunda línea, a las jefaturas, a los distintos públicos internos, a la gerencia de recursos humanos, a nosotros mismos.  ¿Cuál es el estado de la comunicación interna? ¿Qué necesita comunicar hacia adentro la organización (tranquilidad, cambio, compromiso, fortalecimiento, etc.? ¿Qué se debe mejorar respecto del año anterior? y ¿Cuáles son los proyectos claves de la organización para este año? Lo más recomendable es abordar un diagnóstico integral de la comunicación interna que nos de una visión panorámica de como se percibe la gestión de la CI desde los distintos públicos internos y si ésta verdaderamente aporta a la difusión estratégica del negocio.        Pero el ideal es que esta escucha no sea sólo ocasional, hay que monitorear en forma constante las claves del ambiente organizacional (clima, compromiso, pertenencia, motivación, productividad, etc.), abordando la compañía de manera transversal (divisiones, gerencias, áreas y equipos).

 2. Planificar en forma estratégica

 Comunicación sin diseño estratégico ni planificación táctica  es perder el tiempo, debemos saber en forma precisa dónde estamos (diagnóstico certero que incluya a gerentes, jefes/equipos y gestión del área de CI; y que concluya en un mapa de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas) y hacia donde queremos llegar (definición de objetivos realistas, concretos y medibles). 

Obviamente cruzando lo anterior con las necesidades y prioridades del negocio y de la cultura interna. De esta forma podremos elaborar e implementar planes de acción coherentes y ajustados a la realidad compañía, y  finalmente controlar y medir el cumplimiento de los resultados previstos inicialmente.

 3. Visibilizar la gestión

Una de las fallas más recurrentes de los comunicadores internos es la falta de capacidad para visibilizar/vender el área. Por eso, recomendamos a los comunicadores internos que muestren al resto de la organización lo que hacen y como lo hacen (casos de éxito y logros que se han obtenido, programas implementados, medios que se administran y producen, eventos internos gestionados, mediciones implementadas, etc.).  La idea es demostrar a los directivos  y jefaturas que el área está preparada para aportar valor a la organización y que debe sí  o si estar presente en las decisiones estratégicas que se tomen. Se recomienda utilizar ejemplos y metodología específica de comunicación interna con casos reales; y mostrar al cliente interno herramientas, gráficos y esquemas que permitan una rápida y tangible comprensión de los servicios ofrecidos.

4. Posicionar y validar internamente el área

En muchas empresas las áreas y unidades de comunicación interna son sub valoradas principalmente porque estas no están bien posicionadas en los niveles superiores de la jerarquía organizacional. Resulta común ver como gerentes y jefaturas perciben al área de CI no como un aliado estratégico sino más bien como una unidad eminentemente reactiva y productora de medios. ¿Cómo revertir esta situación’? una buena manera es elaborar un plan de posicionamiento que parta por mapear el estado cero del área en términos de su relacionamiento estratégico con los stakeholders internos (figura de arriba). Ya con el mapa que marque el estado de situación relacional, la idea es plantearse objetivos anuales de posicionamiento, realistas y concretos. En general, entre las prácticas y acciones que contribuyen a potenciar la validación del área entre gerentes y jefes se incluye: la generación de alianzas y redes de influencia con áreas afines o con personas claves de la organización, el apoyo estratégico y táctico a gerentes y jefes que necesiten reforzar habilidades u herramientas de CI, la participación activa y con agregación de valor en proyectos de cambio e iniciativas estratégicas para el negocio; y, por último, la demostración efectiva con datos concretos del aporte de la comunicación interna a los objetivos del negocio. 

Para trabajar este nuevo posicionamiento el comunicador necesita desarrollar nuevas capacidades como por ejemplo: entender mejor el qué y el cómo del negocio, acompañar más aquellos procesos claves de la compañía, entregar siempre valor agregado en lo que se hace y finalmente monitorear permanentemente las acciones y objetivos de posicionamiento.   

                                                    

 5. Gestionar en forma transversal y potenciar la venta interna

Uno de los mayores desafíos de un equipo de CI es llegar a transformarse en una verdadera unidad de apoyo para las distintas gerencias y áreas, obviamente dependiendo de los recursos humanos con que se dispongan. Clave para lograr este propósito es que el equipo disponga de contactos y redes en todas los departamentos, de tal forma de monitorear las necesidades y proyectos existentes  en cada una de las áreas, Ahora, en este contexto será vital la capacidad de venta interna que tenga el equipo de CI, que deberá actuar casi como una consultora, mostrando casos de éxito y argumentos que avalen su gestión comunicacional efectiva.

6. Entrenarse para la gestión

Si es que el presupuesto lo permite y si existe la necesidad de hacerlo, es recomendable que toda el área de comunicación interna o algunos integrantes de ella se capaciten en forma externa en temáticas particulares como: coaching directivo en comunicaciones internas, entrenamiento a jefaturas y equipos en habilidades de comunicación interna, gestión de medios y acciones, diagnósticos integrales y otras mediciones, comunicación interna y crisis, comunicación interna y cambio, etc.

 5. Adaptarse al presupuesto propio o colgarse de otros

En general, los presupuestos de las áreas de comunicación interna son casi siempre ajustados o nunca tan holgados. Si se tiene la soga al cuello, la alternativa es enfocarse en lo estrictamente necesario o estratégico. Pero existe una opción distinta que en muchas empresas se practica, esta es ofrecer los servicios a distintos clientes internos, los que  pagan lo realizado con recursos de sus propios presupuestos. De esta manera, sólo se necesita experiencia, metodología, herramientas y capacidad humana.

6. Medir siempre la gestión

Siempre digo que la comunicación interna sin medición es, hoy por hoy, sólo una buena intención. El verdadero valor que la CI puede aportar a la compañía estará validado por los datos cuantitativos y cualitativos que puedan relevarse en las distintas actividades que contenga la gestión estratégica comunicativa. Para esto necesario implementar en forma permanente mediciones integrales y específicas tales como diagnósticos integrales, evaluaciones de medios y mensajes, cascadas de comunicación, encuestas de comunicación inter áreas, entre otras.