Jos Harrison, director de comunicaciones internas de la consultora Talking Your Lenguage propone las siguientes diez mejores prácticas para lograr una efectiva gestión de comunicaciones internas.
1. Un efectivo director de comunicaciones internas y un equipo altamente profesionalizado, donde la estructura y el foco se centre en entender el negocio, entregar la mejor asesoría y aportar real valor al negocio. Si lo que existe es un equipo con un bajo nivel de producción de mensajes estratégicos y con poco peso en términos de medios internos, no se dispone precisamente de una función de comunicaciones internas con caracter estratégico y que sirva al logro de los objetivos corporativos. Un comunicador con experiencia y que tenga foco en lo comercial es absolutamente esencial, sobre todo cuando se debe trabajar codo a codo con el gerente general y su equipo directo para direccionar las comunicaciones internas en forma efectiva.
2. Un equipo de CI muy comercial, de alta visibilidad y que invierte todo su tiempo en comunicaciones – especialmente cara a cara – comprometiendo y motivando a los empleados a través de una combinación entre intervenciones formales (medios y acciones) e interacción informal. Este punto es muy crítico, ya que le entrega a los empleados la oportunidad de abordar temas y entregar feedback; y además les proporciona información clave a los directivos acerca de lo que sienten y piensan los empleados.
3. Los mensajes claves acerca de: estrategia del negocio, objetivos y prioridades comerciales deben ser claramente comunicados a toda la organización. Los empleados necesitan entender como el trabajo personal y el de sus respectivos equipos contribuye al logro de la estrategia, los objetivos y las prioridades comerciales. Si ellos no entienden hacia donde va la empresa ni cuales son las prioridades, cómo los directivos podrán esperar que ellos trabajen motivados y compeometidos.
Los roles de conducción, desde el equipo de gerentes hasta los jefes de departamento son el más importante medio de comunicación que existe en cualquier organización.
4. Una estrategia de comuniación focalizada en apoyar el negocio para lograr las metas organizacionales, que sea conocida, entendida y validad por los gerentes, especialmenta aquellos con poder e influencia. Si se entrevista a un gerente y el no es capaz de decir cual es la estrategia de comunicaciones internas de la compañía, debieran sonar todas las alarmas. Si los gerentes no conocen la estrategia, ¿como ellos podrán difundirla entre los empleados?.
5. Gerentes y jefes de todos los niveles deben entender claramente qué se espera de ellos en términos gestión comunicacional y gestión del compromiso en sus respectivos equipos, y deben estar preparados para ser parte de un proceso de gestión de calidad comunicacional. En ese sentido, necesitarán muchas veces de soporte y entrenamiento especializado en habilidades y técnicas de comunicación oral y escrita. No hay olvidar que los roles de conducción, desde los gerentes hasta los jefes de departamento, son el mas importante medio de comunicación en cualquier empresa.
6. Para que los diferentes equipos de la empresa sean existosos se deben gestionar en forma efectiva reuniones periódicas y efectivas de los equipos de trabajo. Le reunión del equipo de trabajo es una parte fundamental en la comunicación "cara a cara" y si ella no tiene lugar quiere decir que el trabajo no se está haciendo bien, más aún se está dilapidando una parte importante de la estrategia comunicativa.
7. El gran cambio se logra cuando se genera el compromiso activo desde la comunicación. Comprometer e involucrar a la gente con el cambio es la gran clave de su éxito. Por eso, la comunicación debe ser un elemento de alta prioridad en cualquier proyecto de cambio organizacional (obviamente con la ayuda de los recursos económicos y humanos que sean necesarios).
Mejorar la comunicación "cara a cara" puede ser un largo viaje, pero mejorar los medios internos puede ser más rápido y efectivo.
8. Fuertes y efectivos medios internos y, en segundo plano, una sostenida y paciente comunicación "cara a cara". Mejora la comunicación "cara a cara" implica por general mucho tiempo, pero mejorar los medios internos puede resultar fácil y rápido. El punto aquí es desterrar esos medios pobres en contenido y creatividad que sólo hablan cosas lindas de la empresa y que no dan espacio a la crítica, el debate y a la opinión verdadera de los empleados.
9. Comunicaciones claras y entendibles para todos. Muchas empresas se comunican con sus empleados con un lenguaje y tono equivocado (de repente muy técnico, otras veces muy formal y en ocasiones muy informal), lo que se traduce en que los mensajes no sean escuchados ni comprendidos.
10. Procesos de medición. Las comunicaciones internas sin medición son sólo buenas intenciones. De hecho la efectividad de toda estrategia comunicacional estará dada por el análisis cuantitativo y cualitativo de las percepciones y opiniones de los empleados, direccionadas a través de herramientas como entrevistas, focus group y encuestas. De esta manera la comunicación demuestra con datos concretos su aporte en el logro de los objetivos del negocio.
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