Cuando acaba de comenzar el año
laboral 2014 Insidecom recomienda a los responsables de la comunicación interna
algunos consejos para abordar con éxito los desafíos de gestión que se avecinan
en los próximos meses.
Este 2014 que
recién se inicia será, sin duda, un año complejo para muchas organizaciones, muchas de ellas
sumidas en procesos de fusión o reestructuraciones o bien enfrentadas al
desafío de motivar y reanimar a sus colaboradores, después de un difícil 2013.
En ese contexto, los comunicadores internos, en la mayoría de los casos deberán
adaptarse con inteligencia y rapidez a las problemáticas, situaciones y
coyunturas organizacionales, lo que requerirá planes, estrategias y acciones de
comunicación muy precisas.
¿Qué recomienda
Insidecom para encarar con éxito la planificación y gestión del área?
1. Escuchar a la empresa
Lo primero siempre es escuchar: al
equipo directivo, a los gerentes de segunda línea, a las jefaturas, a los
distintos públicos internos, a la gerencia de recursos humanos, a nosotros mismos. ¿Cuál es el estado de la
comunicación interna? ¿Qué necesita comunicar hacia adentro la organización
(tranquilidad, cambio, compromiso, fortalecimiento, etc.? ¿Qué se debe mejorar
respecto del año anterior? y ¿Cuáles son los proyectos claves de la
organización para este año? Lo más recomendable es abordar un diagnóstico
integral de la comunicación interna que nos de una visión panorámica de como se
percibe la gestión de la CI desde los distintos públicos internos y si ésta
verdaderamente aporta a la difusión estratégica del negocio. Pero el ideal es que esta escucha no
sea sólo ocasional, hay que monitorear en forma constante las claves del
ambiente organizacional (clima, compromiso, pertenencia, motivación,
productividad, etc.), abordando la compañía de manera transversal (divisiones,
gerencias, áreas y equipos).
2. Planificar en forma estratégica
Comunicación
sin diseño estratégico ni planificación táctica es
perder el tiempo, debemos saber en forma
precisa dónde estamos (diagnóstico certero que incluya a gerentes,
jefes/equipos y gestión del área de CI; y que concluya en un mapa de fortalezas,
oportunidades, debilidades y amenazas) y hacia
donde queremos llegar (definición de objetivos realistas, concretos y
medibles).
Obviamente cruzando lo anterior
con las necesidades y prioridades del negocio y de la cultura interna. De esta
forma podremos elaborar e implementar planes de acción coherentes y ajustados a
la realidad compañía, y finalmente
controlar y medir el cumplimiento de los resultados previstos inicialmente.
3. Visibilizar
la gestión
Una de las fallas
más recurrentes de los comunicadores internos es la falta de capacidad para visibilizar/vender
el área. Por eso, recomendamos a los comunicadores internos que muestren al
resto de la organización lo que hacen y como lo hacen (casos de éxito y logros
que se han obtenido, programas implementados, medios que se administran y
producen, eventos internos gestionados, mediciones implementadas, etc.). La idea es demostrar a los directivos y jefaturas que el área está preparada para
aportar valor a la organización y que debe sí o si estar presente en las decisiones estratégicas que se
tomen. Se recomienda utilizar ejemplos y metodología específica de
comunicación interna con casos reales; y mostrar al cliente interno
herramientas, gráficos y esquemas que permitan una rápida y tangible comprensión
de los servicios ofrecidos.
4. Posicionar y validar internamente el área
En muchas empresas
las áreas y unidades de comunicación interna son sub valoradas principalmente
porque estas no están bien posicionadas en los niveles superiores de la jerarquía
organizacional. Resulta común ver como gerentes y jefaturas perciben al área de
CI no como un aliado estratégico sino más bien como una unidad eminentemente reactiva
y productora de medios. ¿Cómo revertir esta situación’? una buena manera es
elaborar un plan de posicionamiento que parta por mapear el estado cero del
área en términos de su relacionamiento estratégico con los stakeholders
internos (figura de arriba). Ya con el mapa que marque el estado de situación
relacional, la idea es plantearse objetivos anuales de posicionamiento,
realistas y concretos. En general, entre las prácticas y acciones que
contribuyen a potenciar la validación del área entre gerentes y jefes se
incluye: la generación de alianzas y redes de influencia con áreas afines o con
personas claves de la organización, el apoyo estratégico y táctico a gerentes y
jefes que necesiten reforzar habilidades u herramientas de CI, la participación
activa y con agregación de valor en proyectos de cambio e iniciativas
estratégicas para el negocio; y, por último, la demostración efectiva con datos
concretos del aporte de la comunicación interna a los objetivos del negocio.
Para trabajar este
nuevo posicionamiento el comunicador necesita desarrollar nuevas capacidades
como por ejemplo: entender mejor el qué y el cómo del negocio, acompañar más
aquellos procesos claves de la compañía, entregar siempre valor agregado en lo
que se hace y finalmente monitorear permanentemente las acciones y objetivos de
posicionamiento.
5. Gestionar
en forma transversal y potenciar la venta interna
Uno de los mayores
desafíos de un equipo de CI es llegar a transformarse en una verdadera unidad
de apoyo para las distintas gerencias y áreas, obviamente dependiendo de los
recursos humanos con que se dispongan. Clave para lograr este propósito es que
el equipo disponga de contactos y redes en todas los departamentos, de tal
forma de monitorear las necesidades y proyectos existentes en cada una de las áreas, Ahora, en este
contexto será vital la capacidad de venta interna que tenga el equipo de CI,
que deberá actuar casi como una consultora, mostrando casos de éxito y
argumentos que avalen su gestión comunicacional efectiva.
6. Entrenarse para
la gestión
Si es que el
presupuesto lo permite y si existe la necesidad de hacerlo, es recomendable que
toda el área de comunicación interna o algunos integrantes de ella se capaciten
en forma externa en temáticas particulares como: coaching directivo en
comunicaciones internas, entrenamiento a jefaturas y equipos en habilidades de
comunicación interna, gestión de medios y acciones, diagnósticos integrales y
otras mediciones, comunicación interna y crisis, comunicación interna y cambio,
etc.
5. Adaptarse
al presupuesto propio o colgarse de otros
En general, los
presupuestos de las áreas de comunicación interna son casi siempre ajustados o
nunca tan holgados. Si se tiene la soga al cuello, la alternativa es enfocarse
en lo estrictamente necesario o estratégico. Pero existe una opción distinta
que en muchas empresas se practica, esta es ofrecer los servicios a distintos
clientes internos, los que pagan
lo realizado con recursos de sus propios presupuestos. De esta manera, sólo se
necesita experiencia, metodología, herramientas y capacidad humana.
6. Medir siempre la gestión
Siempre digo que la
comunicación interna sin medición es, hoy por hoy, sólo una buena intención. El
verdadero valor que la CI puede aportar a la compañía estará validado por los
datos cuantitativos y cualitativos que puedan relevarse en las distintas
actividades que contenga la gestión estratégica comunicativa. Para esto
necesario implementar en forma permanente mediciones integrales y específicas tales
como diagnósticos integrales, evaluaciones de medios y mensajes, cascadas de
comunicación, encuestas de comunicación inter áreas, entre otras.
Ya faltan poco más de 60 días para el mundial y, poco a poco, todo
comienza a girar en torno a los partidos de nuestra selección, los candidatos al título,
los grupos y los partidos imperdibles. Y, en este contexto, qué mejor que disponer de una aplicación en el trabajo, que nos permita no sólo seguir el
evento, sino también jugar adivinando los resultados…..y ganar atractivos
premios.
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