Consejos para los comunicadores, al iniciar el año

• Cuando acaba de comenzar el año laboral 2009 Insidecom recomienda a los responsables de la comunicación interna algunos consejos para abordar con éxito los desafíos de gestión que se avecinan en los próximos meses.
  

Este 2009 será, sin duda, un año complejo y muy marcado por el ambiente recesivo que afecta a gran parte del mundo, a raíz de la crisis financiera internacional. En ese contexto, los comunicadores internos, en la mayoría de los casos deberán adaptarse con inteligencia y rapidez a las problemáticas, situaciones y coyunturas organizacionales propias de una crisis. Seguramente, en muchas empresas habrá reingenierías, fusiones, reestructuraciones, despidos  y por sobre todo reducción de gastos; lo que requerirá planes, estrategias y acciones de comunicación muy precisas.

¿Qué recomienda Insidecom para encarar con éxito la planificación y gestión del área?

1. Escuchar a la empresa

Lo primero siempre es escuchar: al equipo directivo, a los gerentes de segunda línea, a las jefaturas, a los distintos públicos internos, a la gerencia de RRHH, a nosotros mismos.  ¿Qué necesita comunicar hacia adentro la organización (tranquilidad, cambio, compromiso, fortalecimiento, etc.? ¿Qué se debe mejorar respecto del año anterior? y ¿Cuáles son los proyectos claves de la organización para este año? Pero la escucha debe ser permanente y no ocasional, hay que monitorear en forma constante las claves del ambiente organizacional (clima, compromiso, pertenencia, motivación, productividad, etc.), abordando la compañía de manera transversal (divisiones, gerencias, áreas y equipos)

 2. Planificar en forma estratégica

 Comunicación sin planificación  es perder el tiempo, debemos saber en formas precisa donde estamos y hacia donde queremos llegar. Así podremos programar las estrategias y acciones, medirlas y finalmente controlar si los resultados obtenidos se ajustan a los objetivos iniciales.

Lo importante, eso sí, es planificar la comunicación interna siempre conectados con los ejes estratégicos (negocio, cultura y empleados).

 3. Validar y darle visibilidad al área

Muchas veces estos momentos de crisis pueden transformarse en oportunidades para las áreas de comunicación interna, ya que la empresa  (sus integrantes) se vuelve mucho más sensible. Por eso, recomendamos a los comunicadores internos que muestren al resto de la organización lo que hacen y como lo hacen (los servicios, los medios, las opciones de medición o capacitación, las acciones potenciales, etc.).  La idea es mostrarle a los directivos que el área está preparada para aportar valor a la organización en estos difíciles momentos y que debe sí  o si estar presente en las decisiones estratégicas que se tomen. Utilice ejemplos y metodología específica de comunicación interna con casos reales; y muestre al cliente interno herramientas, gráficos y esquemas que permitan una rápida y tangible comprensión del servicio ofrecido.

 4. Capacitarse para la gestión

Si es que el presupuesto lo permite –algo no menor en estos tiempos- y si existe la necesidad de hacerlo, es recomendable que el área de comunicación s internas o algunos integrantes de ella se capaciten en forma externa en temáticas particulares como: coaching directivo en comunicaciones internas, entrenamiento a jefaturas y equipos en habilidades de comunicación interna, gestión de medios y acciones, mediciones, comunicación interna y crisis, comunicación interna y cambio, etc.. 

 5. Adaptarse al presupuesto propio o colgarse de otros

Hoy más que nunca las empresas han ajustado sus presupuestos y para variar una de las áreas más perjudicadas es la de comunicaciones. Si está con la soga al cuello, enfóquese en los estrictamente necesario o estratégico. Pero existe una opción distinta que en muchas empresas se practica, esta es ofrecer los servicios a distintos clientes internos, los que  pagan lo realizado con recursos de sus propios presupuestos. De esta manera, sólo se necesita experiencia, metodología, herramientas y capacidad humana.

6. Medir la gestión

La comunicación interna sin medición es hoy por hoy sólo buenas intenciones. El verdadero valor que ella puede aportar a la compañía estará dado por los datos cuantitativos y cualitativos que se generen de las distintas actividades que contenga la gestión estratégica y que finalmente serán la prueba concreta de que ésta última tiene éxito. Para esto necesario implementar en forma permanente mediciones integrales y específicas que permitan saber con precisión la marcha de la gestión.