Durante mis actividades como consultor especializado en comunicación interna estratégica frecuentemente me doy cuenta, muchas veces con incontenible impotencia, de las graves omisiones comunicativas que sufren los empleados comunes y corrientes de las organizaciones.
Sí, me refiero a los profesionales, técnicos y administrativos que engruesan las mal llamadas "terceras líneas" en la geometría empresarial. Omisión que proviene casi siempre del jefe, emisor fundamental de la comunicación interna, el cual no sabe orientar a sus subordinados en la tarea, no baja la estrategia y norte de la empresa, no reconoce el trabajo bien hecho, etc.
Estas jefaturas, además, adolecen comúnmente de habilidades comunicativas, y de herramientas prácticas que optimicen su interacción cotidiana con los miembros del equipo.
¿Qué efectos tiene todo ésto? por mencionar algunos: poca motivación, desorientación, falta de compromiso, escasa pertenencia, baja productividad, etc.
¿Qué hacer para evitar que lo anterior pase? o mejor dicho, ¿Qué debiese saber todo jefe para evitar esta situación?
Según Roger D´aprix, la clave está en entender y manejar las necesidades básicas de comunicación que posee cualquier trabajador de una empresa moderna. El plantea seis preguntas fundamentales que se hace un trabajador promedio:
1. ¿Cuál es mi tarea? Tiene que ver con las responsabilidades del trabajo, es decir: objetivos, límites, flexibilidad, áreas de trabajo en que se tiene iniciativa, libertad de acción y expectativas respecto del empleado.
El jefe, en este caso, debe dar definiciones claras de las tareas de las personas a su cargo y sus roles, hablar de qué se espera de cada uno. Además, es recomendable que fije prioridades y acuerde plazos; que entregue la información necesaria para realizar el trabajo; que haga partícipe a los colaboradores en la planificación, toma de decisiones e implementación de cambios; y que relaciones las tareas y metas de los mismos a las prioridades y estrategia de la compañía.
2. ¿Qué tal estoy haciendo las cosas? se relaciona con la necesaria retroalimentación del desempeño, una labor comunicacional clave para cualquiera que supervise equipos. Un buen jefe entrega feedback positivo y negativo del desempeño, confiesa a los empleados lo que hacen bien y también lo que hacen mal, discute acciones mutuas para mejorar el desempeño, hace de la retroalimentación una actividad frecuente y oportuna, aprende a escuchar activamente y a como aconsejar para mejorar el desempeño de sus dirigidos.
3. ¿Le importa a alguien mi trabajo? tiene que ver con las necesidades individuales de las personas.
Toda jefatura debe tomarse el tiempo necesario y hablar con sus subordinados, valorarlos como personas; practicar la conducción paseándose por la empresa; hacer reuniones con el equipo, en las que las personas tengan la opción de plantear sus ideas, preocupaciones, expectativas, etc.; pedir retroalimentación frecuente de su estilo de conducción; reconocer y actuar utilizando las ideas de la gente; y comportarse siempre con asertividad, autenticidad y coherencia.
4. ¿Cómo le va a mi unidad/área? se refiere a la necesidad de identificarse con un esfuerzo colectivo y entender cómo se desempeña el grupo, informarse sobre los objetivos y resultados del área.
En este caso el jefe debe: comunicar información general y actualizada sobre la marcha de la empresa, discutir los objetivos del grupo de trabajo y cómo éstos se integran a los objetivos macro de la compañía, reconocer los logros del equipo de trabajo, discutir la necesidad de mejorar el desempeño del grupo, y encontrar espacios para cohesionarlos y motivarlos.
5. ¿Hacia dónde vamos? se relaciona con la difusión efectiva de la visión, misión y valores de la empresa.
Respecto a esto, los jefes deben tener una apreciación personal y conocimiento de la visión, misión, valores y orientación estratégica de la empresa; deben internalizar el sistema de valores de la organización y actuar en concordancia: mostrar convicción y compromiso personal con la visión, misión y valores; conectarlos con la experiencia cotidiana del grupo de trabajo; y estar presente para los trabajadores, con el propósito que éstos sientan que se les conduce y se les entiende.
6. ¿Cómo puedo ayudar? tiene relación con el momento en que el empleado pide que le den poder de decisión, primer paso para la adopción del compromiso individual.
En esta caso, el supervisor debe aportar opciones genuinas de involucramiento, dar a las personas del equipo el poder de tomar iniciativas y decisiones sin tener que adivinar qué es lo correcto; apoyar a los que corren riesgos, aún cuando se equivoquen; reconocer y premiar los aportes reales; alentar y prestar apoyo a la colaboración multifuncional y promover la confianza mutua.
Antes de despedirme, los invito que disfruten este año de nuestro blog, el que semana a semana les brindará interesantes notas, artículos, casos y consejos acerca de nuestra pasión, la comunicación interna estratégica.
Un abrazo,
José Miguel Arriagada
jmarriagada@insidecom.cl
La motivación en los empleados es fundamental. Vale destacar que un empleado feliz trabaja mejor y en consecuencia aumenta no solo su productividad sino también la productividad de la empresa para la cual trabaja.
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