Mundialero, juego/ herramienta social para empresas, en torno al mundial de fútbol

Ya faltan poco más de 60 días para el mundial y, poco a poco, todo comienza a girar en torno a los partidos de nuestra selección, los candidatos al título, los grupos y los partidos imperdibles. Y, en este contexto, qué mejor que disponer de una aplicación en el trabajo, que nos permita no sólo seguir el evento, sino también jugar adivinando los resultados…..y ganar atractivos premios.

Te presentamos "Mundialero", aplicación web social interna, especialmente diseñada para empresas, que permite que los colaboradores puedan jugar, prediciendo los resultados de los diferentes partidos que se jugarán en Brasil 2014. Los mejores pronosticadores, ya sea individualmente o por áreas u equipos de trabajo, van acumulando puntos diariamente y pueden acceder a atractivos premios, previamente anunciados por la empresa, en el caso de llegar a instancias finales.

La herramienta fortalece el clima laboral y la unión entre los trabajadores aprovechando algo tan transversal como el mundial de fútbol. Además, puede ser aprovechada como piloto, en el caso de que la compañía esté evaluando la idea de implementar una red social interna.

Mundialero dispone de una plataforma simple, amigable y atractiva; cuenta con herramientas como chat, ranking por áreas, estadísticas, tabla de posiciones y noticias relacionadas con el torneo; y permite la integración con otras aplicaciones multimedia. Además, es posible verla desde smartphones y tiene la opción de ser customizada con los colores corporativos,

Que tu empresa no se quede fuera de este entretenido juego. Ya lo han contratado importantes empresas como Falabella, Ripley, Chilexpress, Santander, DCV, Unilever, Presto, BBVA, ENAEX e Itaú, entre otras.

Si estás interesado, solicita una reunión presencial o virtual con jmarriagada@insidecom.cl    

@News,Nueva herramienta que automatiza la producción de newsletters y comunicados digitales

¿Pierdes mucho tiempo gestionando newsletters y comunicados digitales?

Si la respuesta es si, pon atención a esta nueva herramienta de comunicación interna. Se llama @News, nueva aplicación que produce y administra contenidos digitales, a través de una plataforma web informativa, que actúa como repositorio dinámico de noticias.  Este permite, entre otras cosas:

• El ingreso de noticias y su clasificación por categorías de contenido.
• La elaboración automática de comunicados y newsletters  (previa selección de las informaciones que se deseen).
• El monitoreo/seguimiento de la lectura de los contenidos. 

El producto incluye, también:

•  Personalización de "look and feel" con imagen corporativa.
• Administrador amigable y fácil de utilizar
• Definición de categorías u etiquetas para clasificar la información.
• Plantillas de diseño para el envío de newsletters y comunicados.
• Visualización en dispositivos móviles y fijos.
• Capacitación al administrador y usuario principal de la herramienta (incluye uso de logs básicos para seguimiento y monitoreo en línea de uso/lectura).
• Reunión técnica de traspaso de la herramienta, para que e@news se pueda implementar bien en los sistemas internos.

Si estás interesado en @News contáctate con jmarriagada@insidecom.cl 

"Hola", una red social interna totalmente hecha en Chile

Sabes que en Chile y otros lugares de América Latina sólo el 43 por ciento de los empleados usa la Intranet de su empresa diariamente. Y, más aún,  el 35% la usa menos de una vez al mes.
¿Qué está pasando con la Intranet? por lo menos entre las empresas chilenas, el discurso que se escucha con cierta  insistencia es que esta herramienta web ya no despierta el interés de antes entre los colaboradores, quienes ahora están demandando otro tipo de comunicación, más cercana a las ya súper masivas redes sociales. Este último dato no es menor, ya que por ejemplo en Chile, hoy el 92 por ciento de los trabajadores tiene presencia en las llamadas "Social Media" (Facebook, Twitter, Linkedin, etc.), la más alta del mundo.

Producto de esta realidad es que, a nivel mundial, las últimas tendencias en herramientas de comunicación interna digital estás derivando a lo que se conoce como la "Intranet Social", que no es otra cosa que una red social interna, hecha "a la medida" de las necesidades específicas de cada compañía.

Actualmente en Chile, existe un caso ejemplar de desarrollo de una red social interna. Se llama "Hola" y hoy es utilizada, con éxito, por la oficina local del Banco Santander, hecho que ha sido una verdadera "prueba de fuego" para sus creadores, quienes hoy están  abocados a masificarla no sólo en Chile, sino también en otras partes del mundo.

¿Cómo funciona "Hola"?

Primero que nada hay que aclarar que "Hola" es una plataforma colaborativa, que se basa en el modelo de interacción utilizado por las redes sociales más contingentes y masivas (Google +, Facebook y Twitter). Su objetivo general es ser la herramienta digital de comunicación interna más importante de la empresa, conectando a los empleados con el negocio (estrategia), la cultura corporativa y las necesidades de desarrollo personal.

Su estructura (imagen de arriba) esta conformada por un sector de Navegación Social (extremo izquierdo), donde está el perfil con la información personal, los grupos (puedes crearlos o unirte a otros con intereses comunes), y los amigos (es posible seguir a cualquier usuario de Hola y ver sus publicaciones en tu muro de inicio. En la zona del centro se encuentra el lugar de Interacción y Contenido, área donde ocurren las diferentes acciones (pueden publicarse notas, archivos adjuntos, fotos y comentarios). Cada publicación puede ser regulada con un "me gusta" o bien con una denuncia que llega a la persona encargada del sitio.
Aquí, por ejemplo, pueden desarrollarse diversas y variadas campañas digitales dirigidas hacia los colaboradores.
Y, por último, en el extremo derecho,  se sitúa la zona de Herramientas y Organización, conexión con aplicaciones propias de la empresa que le permiten al usuario interactuar en temáticas de interés específico (evaluación de desempeño, vacaciones, formularios de salud, programas de reconocimiento,  etc.). En esta zona también es posible integrar aplicaciones adicionales como TV interna, seguimiento de proyectos, desafíos de innovación, aplicación de expertos, encuestas, capacitaciones, etc..

¿Qué beneficios genera "Hola" a la empresa?

La herramienta genera básicamente cuatro aportes de valor a la empresa que la implementa, ellos son:

1. Generación de un ambiente colaborativo:
-Integración de distintas áreas, regiones y países, en torno a intereses comunes.
-Menos mail y reuniones, y más efectividad (resultados).
-Mayor sentido de pertenencia, a través del ejercicio cotidiano de la participación activa.
-Mejor seguimiento de las tareas y proyectos.
-Utilización de la nueva comunidad interna, para búsquedas de información, encuestas y gestión de buenas prácticas.

2. Mejora de la comunicación interna
-Se privilegia el flujo transversal de información, se habla de "tú a tú".
-Se comparte información relevante de la empresa y de la industria, generando identificación y compromiso.
-Se potencia el auto conocimiento de la empresa, lo que favorece el desarrollo de la identidad corporativa.
-Transforma a los usuarios (empelados) en protagonistas activos, lo que porta visibilidad y reconocimiento entre los pares.

3. Detección e incentivo de la innovación
-Busca y encuentra mejoras en todos los rincones de la empresa.
-Es un espacio único y amigable para realizar capacitaciones.
-Detecta, reconoce y retiene a empleados con potencial.
-Implementa buenas prácticas de manera rápida y masiva.

4. Gestión del conocimiento
-Difunde, promueve y genera aprendizaje institucional.
-Construye conocimiento corporativo.
-Comunica conocimientos y los asienta en espacios internos de utilización efectiva.
-Genera ambientes e instancias; para aprender, compartir e innovar.

Si tu empresa está interesada en Hola contáctate con jmarriagada@insidecom.cl 

Redes Sociales Internas, siete consejos a la hora de abordarlas

Hace algún tiempo nos llamó una empresa constructora para solicitarnos apoyo en la gestión de las comunicaciones internas, Una de sus principales demandas era la creación de un "Facebook interno" que integrara a todos los colaboradores de la compañía de una forma moderna y dinámica. La primera pregunta nuestra fue ¿Cómo se relevó esta necesidad? la persona a cargo de la CI nos respondió que "en realidad es un gerente el que tiene este idea fija desde hace bastante tiempo".
Cuidado con este tipo de situaciones, ya que no todas las empresas tienen una cultura interna preparada para abordar un proyecto de redes sociales internas, sobre todo en Chile donde prima todavía el estilo conservador en materia comunicativa.

En todo caso hay una cosa bien clara, las RSI llegaron para quedarse en el mundo de las comunicaciones internas, por lo que hay que estar preparados para cuando toque implementarlas.

¿Qué elementos hay que tomar en cuenta para saber si es factible abordar o no una iniciativa como éstas?

1. Las empresas más aptas para este tipo de herramientas son aquellas que tienen culturas más bien participativas, y en las cuales ha existido un desarrollo sostenido y gradual de recursos digitales (Intranet colaborativa, Communicator, blogs, etc.). Si hay antecedentes previos, el proceso de adaptación siempre será más fácil.

2. Se requiere una alta masa de colaboradores conectada. No tiene mucho sentido que se implemente una RSI si existe una cantidad importante de trabajadores que no tienen acceso a Internet (incluso puede ser un detonante de segregación y rechazo).

3. Es recomendable siempre preguntar antes a los colaboradores que se planea implementar una RDI, ellos siempre agradecerán que se les escuche. Además esta instancia puede ser generadora de nuevas ideas.

4. El área a cargo debe planificar en forma estratégica el nuevo medio (sentido estratégico, objetivos de comunicación, plan táctico, implementación, seguimiento y evaluación) y asignar los recursos humanos necesarios para su administración.

5. Antes del lanzamiento a gran escala es aconsejable hacer un piloto para evaluar bien la potencial respuesta y ajustar todos los elementos técnicos.

6. Es indispensable que los gerentes y jefes se involucren activamente con el medio, para que así ayuden a los equipos en la masificación de su uso.

7. Como toda herramienta de comunicación, la RSI debe ser constantemente medida para ir evaluando su uso y para certificar que cumple los objetivos que motivaron su creación.


José Miguel Arriagada H.
Insidecom

El blog como aliado de las comunicaciones internas

Como una manera de darle continuidad al artículo difundido anteriormente, llamado “Redes Sociales, ¿empleados sociales?”, en esta oportunidad profundizaré en una de las herramientas que se incluyen en estas redes, los ya conocidos Blogs.

Este artículo es un extracto de una publicación de la Consultora Internacional de Comunicaciones Melcrum, la cual entrega casos de empresas multinacionales que utilizan este medio y, además, recomendaciones para su implementación.

Algunos de los tips que se entregan dicen relación con la utilidad que los blogs pueden tener para reforzar la comunicación con los líderes de una empresa, es decir, transformarse en un vehículo donde los empleados planteen sus inquietudes directamente a las gerencias, con el objetivo de obtener respuestas efectivas.

También menciona la relevancia de que los mensajes o posteos (especialmente de los administradores y áreas de comunicaciones) sean escritos de manera menos corporativa, con nombre y apellido de los autores y con leguajes más cercanos y motivadores. Incluso se menciona el ejemplo de altos directivos que, en vez de emplear el blog para entregar directrices, lo aprovechan para opinar de sus mismos productos, como un miembro más de la empresa y generando intercambio de opiniones al respecto.

Otro punto destacado es lo poderoso que puede resultar este medio para obtener el feedback de los trabajadores frente a distintos temas de interés, llegando a casos donde se abrió el debate para que las personas opinaran sobre cómo ser una mejor compañía.

Si deseas leer la versión original de este artículo, en inglés, puedes solicitármela a mi correo: julsen@insidecom.cl

Un abrazo para todos(as),

Jorge Ulsen R.

Blog interno, una alternativa real y efectiva

A pesar de que en la mayoría de las empresas chilenas todavía la alternativa de tener un blog interno parece algo lejana, existen algunas organizaciones que tímidamente comienzan a incroporarlos como otro medio interno más. Es el caso de Oxiquim y Essbio, la primera con un blog orientado a mejorar la comunicación de las areas de ventas, mientras que la segunda con un weblog pensado para fortalecer los flujos internos de información y comunicación.

¿Qué ventajas tiene el blog interno?

1. Ayuda a fomentar y gestionar en mejor forma el concimiento disperso en la organización.

2. Estimula la participación de los empleados.

3. Incrementa la cohesión y pertenencia con la compañía.

4. Beneficia la gestión de proyectos.

5. Sirve para acercar a la alta gerencia al día a día de los empleados.

Para ampliar este tema les recomiendo leer el artículo de la consultora espeñola Mónica Galvez, titulado "Permitido bloggear en horario laboral".

Intranet Corporativa: visión, misión y objetivos

A propósito de un proyecto de consultoría que trabajo actualmente con una importante empresa de salud privada, me gustaría reflexionar sobre la importancia que tiene, antes de implementar un proyecto de Intranet Corporativa, el hecho de pensar y definir, a nivel conceptual, cómo será el medio que estamos creando o refefiniendo. 

Actualmente, cuando ya han transcurrido más de diez años desde la irrupción y consolidación de las Intranet como el principal medio de comunicación interna en las empresas, se ha pasado desde un formato rígido (en diseño y elementos de valor agregado) y centralizado (en administración de contenidos) a un concepto propio de la Web 2.0 (personalizado, colaborativo, de alta capacidad relacional y con alta gestión de contenidos/conocimientos). Esto último ha llevado a repensar el propósito y rol de la Intranet en las organizaciones.

Hoy en muchas empresas de Estados Unidos, Europa, Australia y también de Latinoamérica se visualiza a la Intranet en cuatro dimensiones de acción claramente definidas:

1.Como Centro de Trabajo: al principio una de las barreras para el desarrollo de la Intranet era la creencia cierta, muchas veces, de que los empleados ingresaban a ella sólo para evitar las rutinas de trabajo y labores cotidianas. Con el formato antiguo esto no rea tan difícil, ya que los contenidos que predominaban eran los informativo/noticiosos y de entretención. Hoy, en cambio, la Intranet se concibe como una herramienta de trabajo, donde conviven aplicaciones de negocio, datos de proyectos, reuniones virtuales de trabajo y acciones de coordinación inter área, entre otros.

2.Como el más importante canal de Comunicación Interna hacia los empleados: desde la dirección (comunicación descendente), desde los empleados (comunicación ascendente) y entre los empleados (comunicación horizontal).

3.Como Punto de Encuentro: la Intranet de hoy es, sin duda, un espacio de encuentro entre personas, equipos y áreas de la empresa. Para ello existen actualmente diferentes aplicaciones web como foros, Chat, blogs, reuniones virtuales, etc., las que permiten la interacción constante, ya sea por motivos operativos o relacionales.

4.Como Red de conocimientos: uno de los objetivos de la Intranet 2.0 es ser una instancia de generación, recolección y gestión de los conocimientos que se desarrollan en la empresa (proyectos relevantes, historias de éxito, investigaciones, estudios, políticas, procedimientos, etc.).

En términos de la misión, hoy el propósito de la Intranet no es sólo informar acerca de las noticias de la empresa, sino también ser una herramienta de trabajo atractiva, novedosa, útil y que genere valor. ¿Cómo? De una forma amistosa, accesible simple e interactiva.

Respecto de los objetivos que debe tener toda Intranet Corporativa, especialmente en empresas de tamaño grande, las mejores prácticas actuales indican los siguientes elementos:

•  Comunicar la estrategia del negocio: por su frecuencia, potencia y gran cobertura comunicativa la Intranet es el mejor medio para difundir la estrategia corporativa entre los empleados.
  
• Reforzar la cultura corporativa: por lo anterior, la Intranet también aparece como la mejor herramienta para reforzar los valores corporativos y potenciar la identidad organizacional.
• Potenciar comportamientos positivos (integración, motivación, pertenencia y compromiso): por su carácter masivo y amistoso permite trabajar comunicativamente dichas variables de comportamiento.
• Agilizar los flujos de información: si se implementa y gestiona en forma eficiente es seguro que mejora la calidad y cantidad de los flujos informativos que circulan por la empresa.
• Optimizar los procesos internos: se reduce el tiempo de muchos procedimientos y tareas, y hay más datos e información disponible.
• Gestionar el conocimiento: la Intranet no sólo es un repositorio de conocimientos, sino además una plataforma que permite la generación (incentivo) y gestión de conocimientos (se comparten y enriquecen).

Wikis, comunicación interna en tiempo real

Durante el último tiempo los wikis han demostrado ser una potente herramienta al servicio de la comunicación interna, sobretodo cuando hay que desarrollar proyectos en equipos dispersos geográficamente. De hecho, atualmente empresas somo IBM O CISCO hacen uso cotidiano de ellos por su rapidez y bajo costo. Además, permiten la gestión el conocimiento, el intercambio de buenas prácticas y el estímulo de la innovación.

En todo caso, hay que tener claro que el éxito de los wikis como toda herramienta dependerá de cómo se maneje y de los objetivos que se plantee. En ese sentido, para su correcta implementación debe conocerse muy bien la cultura de la empresa y fijarse una política que asegure su debido uso.

Para conocer más de este novedoso medio, les adjunto un interesante artículo publicado por Inforpress y Capital Humano.

Intranet (concepto, beneficios y planificación estratégica), última parte

Diseño gráfico de la Intranet: el concepto visual que se seleccione debe provocar en los usuarios tres sensaciones: calidez, cercanía y amigabilidad. Para cumplir con esto requisitos el diseño debe ser intuitivo, funcional y corporativo (colores, logos, formas).

Proyecto piloto: resulta de mucha utilidad en un proyecto como éste comenzar la implementación instalando una pequeña aplicación modelo en una unidad específica de la empresa. De esta manera se podrá ver en terreno como opera la Intranet y sus funcionalidades, contenidos y aplicaciones. Además, este ejercicio permite validar el tipo de diseño elegido. Una vez instalado el piloto se podrá, gracias la escalablidad de la tecnología web, extender su uso a toda la empresa.

Fase regular: ya con la Intranet en pleno funcionamiento se debe trabajar diariamente en ella, perfeccionando los servicios, agregando nuevas funcionalidades e incorporando nuevos usuarios. Para ello es imprescindible una evaluación continua del rendimiento de la Intranet (aceptación de los usuarios –contenidos y diseño-, rendimiento del hardware y software, facilidad de uso, etc,).

La administración y gestión operativa de la Intranet debe ser responsabilidad de la unidad de comunicaciones internas de la DIRCOM, la cual aparte de velar por la mantención, edición y actualización de los contenidos, secciones, aplicaciones, etc; debe preocuparse de que la Intranet seduzca, impacte, cause sorpresa y convenza. Debe existir un diseño cuidado y adaptado a la identidad, cultura e imagen corporativa de la empresa; con recursos gráficos, audiovisuales, animaciones y efectos sonoros. Además, debe incorporar todos aquellos elementos que aporten al trabajo diario (encuestas, noticias, estado de proyectos, noticias del mercado, etc). Como ya dijimos la responsabilidad de mantenimiento de la Intranet debe ser de la Dircom, pero también ésta puede designar colaboradores en cada área o departamento, a los que se le de responsabilidad respecto a ciertos contenidos y su actualización. Hay que hacer notar que el escenario y rol de los comunicadores en la empresa ha variado en alguna medida con al aparición de la Intranet. Ahora, hay mucho más gestores y fuentes de información (“democratización de la comunicación”), ya que los empleados se sienten más informados, son más participativos y más motivados para comunicarse con sus pares y superiores. Esto ha incidido en que el rol de los comunicadores sea mucho más flexible, integrado y colaborativo con el resto de los empleados, dejando atrás la unidireccionalidad y formalismo de antes.

Con cada vez mayor frecuencia las empresas incluyen en sus Intranets aplicaciones e hipervínculos que facilitan a los empleados la gestión de su vida personal. Esta tendencia se enmarca en las políticas de responsabilidad social interna, que buscan una mayor integración de la empresa y el entorno personal y familiar de sus trabajadores (conciliación trabajo-familia). De esta forma el empleado puede hacer las compras de la semana, adquirir productos en oferta, reservar vacaciones o entradas al cine y concretar una cita con el médico. La empresa obviamente confía en la madurez y responsabilidad del empleado para hacer buen uso del tiempo y la herramienta.

El futuro de la Intranet está cada vez más cerca por el avance vertiginoso de las tecnologías de información, por eso el desarrollo de estas herramientas se quintuplicará en los próximos dos a tres años. Una Intranet futura debieras permitir la conversación y video en tiempo real, gracias a la multiconferencia con tecnología IP (telefonía vía Internet). Así también, ya es posible acceder a una Intranet a través del cable, pudiendo llegar a más personas y con mayor velocidad de transmisión. Por último, en muy poco tiempo más las intranets actuales podrán ampliar su rango de acción hacia la Internet, usando un medio que permita controlar el acceso de los usuarios, sin necesidad de modificar contenidos y componentes de aplicaciones.

Intranet (concepto, beneficios y planificación estratégica), parte 2

¿Cuál (es) deben ser los objetivos de una Intranet?

En mi opinión esta herramienta debería tener dos objetivos centrales. Por una parte, ser un punto de encuentro para todos los empleados de la empresa, es decir la principal herramienta comunicacional interna, donde interactúen (transversalmente) personas y equipos de personas, y donde se agilicen y gestionen en mejor forma tareas, procesos y proyectos (gracias a la velocidad de las comunicaciones y por ende a la más rápida toma de decisiones). En este sentido, la Intranet tiene un trascendental papel, ya que es el medio base de la gestión estratégica de la comunicación interna, y por donde pasará la mayor parte de las acciones operativas de los diferentes ámbitos de gestión, tales como la difusión del proyecto estratégico, la difusión de la cultura e identidad corporativa, la gestión comunicacional del cambio, la gestión comunicacional del clima laboral, reputación interna, y RSE interna, entre otros.

Y, por otra parte, ser un centro de trabajo –biblioteca de conocimientos corporativos de la empresa-, donde cada empleado encuentre, aporte, comparta, gestione y valorice ideas y conocimientos. En la actualidad está de moda en las empresas la gestión del conocimiento, es decir la implementación en la organización de un sistema de conocimiento compartido. Hay que aclarar, eso sí, que la gestión del conocimiento va mucho más allá del almacenamiento y manipulación de datos. Se trata de reconocer algo que está la mente de las personas y convertirlo en activo empresarial, al que puedan acceder y utilizar un número mayor de personas. En este contexto, según Amaia Arribas,  las web internas benefician a la gestión del conocimiento en dos cuestiones fundamentales: “una es en las noticias -lo que pasa en la compañía- y la otra es la información que se necesita para hacer el trabajo diario. Datos e información desarrollados en una red interna es un método imprescindible para capturar y almacenar el conocimiento”. Según ella, un Intranet sirve como punta de lanza de trabajos cooperativos y fuente de depósito de capital humano. “Permite intercambiar experiencias, y por tanto conocimiento y facilita la comunicación, entendida como la posibilidad de participación, donde se intercambian vivencias, experiencias y objetivos comunes”.

Otros objetivos no menos importantes debieran ser:  reforzar la cultura corporativa (implicando al personal de la organización), agilizar la información interna (mediante la ampliación del acceso a la misma, la comunicación y el flujo de trabajo entre los empleados y la empresa) y optimizar los procesos (potenciar el trabajo diario de los empleados reduciendo los tiempos, gestionando la información e incrementando la calidad de la gestión).

 Equipo de trabajo: después de definir los objetivos de la Intranet corporativa vendrá la conformación de un equipo, ojalá multidisciplinario (un jefe de proyecto –de la DIRCOM-, más un encargado de tecnología y dos o tres coordinadores), quienes deberán guiar el proyecto estableciendo metas de trabajo claras y cuantificables, de acuerdo a un cronograma aprobado por todas las áreas o departamentos involucrados. En este sentido, es necesario señalar que resultará muy importante, para la viabilidad y legitimidad interna del proyecto, que los plazos y metas definidas se cumplan cabalmente, tema que dependerá en gran medida de la efectividad y rigurosidad del equipo a cargo del proyecto.

Audiencia objetivo y contenidos: dentro de las tareas que deberá abordar el equipo multidisciplinario, dirigido por la unidad de comunicaciones internas, estará la delimitación de loa públicos objetivos. En este sentido, hay que aclarar que en una Intranet no hay usuarios típicos, ya que los mismos empleados pueden tener diferencias de edad, sexo, raza, nacionalidad, etc. Por esta razón los contenidos y funcionalidades de la Intranet deberán apuntar a satisfacer las necesidades globales de todos estos usuarios “tipo”.

Pero el equipo también deberá definir la estructura de contenidos que tendrá la intranet . En la actualidad existen distintas visiones sobre cómo ordenar la información que irá en el portal interno. A mi juicio, la más conveniente es la "estructura en cascada", que va de un nivel de información general hacia un más específico y particular. El primer nivel o menú contendrá la información general relativa a la empresa (“Tu empresa”), que incluirá: historia, hitos principales, propiedad, filosofía empresarial, rol en la industria y en los diferentes mercados, principales productos y servicios y principales ejecutivos. El segundo menú (“Tú unidad funcional”) incluirá las diferentes unidades funcionales (recursos humanos, operaciones, comercial y de marketing, administración y finanzas, tecnología y comunicaciones) con sus respectivos módulos (que incluyen misión, función, metas, proyectos y principales ejecutivos). El tercer nivel (Tú área o departamento”) contendrá a las diferentes  áreas, departamentos o subgerencias, donde se incluirá información relativa a proyectos transversales, cumplimiento de tareas, indicadores de gestión y bajada de información. El cuarto nivel (Tú equipo de trabajo”) tendrá información relativa a los equipos de trabajo e incluirá cumplimiento de metas., objetivos y tareas; capacitaciones y sugerencias y dudas –información ascendente-. Por último, el quinto nivel o menú (Tú), incluirá una página personal o weblog interno, donde el empleado podrá comunicar restringida o libremente sus preocupaciones, dudas, proyecciones, satisfacciones, etc.

En la portada o página principal irán, según este modelo, secciones fijas como: las noticias de la empresa, los beneficios para los empleados, galerías de fotos con eventos de la empresa, un área de entretención (juegos, chistes, acertijos, etc,), un área de interacción (encuesta, foro, y  buzón de sugerencias, etc), la foto del empleado de la semana o el mes y un área multimedia (videos, chat y audio). Hay que destacar que este modelo es una de muchas alternativas de cómo estructurar los contenidos de una Intranet.

En relación a los funcionalidades, hoy existe consenso en que una Intranet debe contar, a lo menos, con: diversas fuentes de información internas y externas, información clasificada en directorios, búsqueda avanzada, personalización explícita (agentes) y dinámica (perfiles), alertas, seguridad, integración de aplicaciones del negocio, integración de aplicaciones de soporte a usuarios, colaboración/gestión del conocimiento, gestión de contenidos (portales verticales), sistemas de flujos de trabajo, integración de comercio electrónico y parilla de medios interactivos.

Continuará...

Intranet (concepto, beneficios y planificación estratégica)

El portal del empleado o la web interna es hoy el principal medio de comunicación interna de las empresas, relegando -hace buen tiempo- a un segundo plano a las revistas institucionales. La Intranet es, como lo dice su denominación en inglés, una red interna de información y colaboración, que utiliza estándares, protocolos y programas de Internet; y que permite organizar, planificar, gestionar y valorizar la información interna de una organización.

En la actualidad y, cuando ya han transcurrido varios años desde su gradual introducción en las empresas de todo el mundo, las Intranet han consolidado la gran transformación que ellas supusieron en las comunicaciones internas y la concepción del trabajo. Todo ello, gracias a sus posibilidades de intercambio de información y cooperación entre equipos, poniendo en manos del trabajador toda la información que necesita de una manera sólida y rápida. Este gran desarrollo de la Intranet tiene sus fundamentos en diversas variables que dominan hoy el mundo empresarial como la gestión de la información, el avance sostenido de las tecnologías y las comunicaciones, la rapidez de los cambios estratégicos en las organizaciones (producto de la globalización de los mercados y la hipercompetitividad) y la necesidad creciente en las empresas de disponer de un eficiente y confiable mecanismo para la gestión de la comunicación interna.

¿Cuáles son los beneficios de una Intranet?

Los beneficios que una Intranet aporta a la empresa, y especialmente a la comunicación interna, son suficientemente importantes como para que las organizaciones se planteen tiempo y esfuerzos en explotar este recurso. Con ella, principalmente, se aumenta el volumen y flujo de información, se comparten conocimientos y se logra la comunicación multidireccional.

Otros benéficos de la Intranet son:

• Ahorro: elimina documentación física (papel) y restringe el uso de impresoras para la distribución de información diaria dentro de la empresa.
• Orden: El usuario de la Intranet encuentra todo lo que necesita, ya que la información se encuentra más organizada y seleccionada.
• Actualización: la información (el conocimiento) puede ser actualizado en tiempo real, lo que facilita en gran forma la toma de decisiones y el trabajo en equipo.
• Comunicación: gracias a sus sistemas de mensajería en línea puede ofrecer comunicación interna y externa en tiempo real y diferido y completamente integradas.
• Control: la información confidencial y estratégica no se halla dispersa ni en pocas manos, sino en un único lugar y con todos los controles de seguridad necesarios. Se sabrá en todo momento el estado real de un proyecto, ya que la información de consulta y modifica en tiempo real.
• Colaboración: permite aprovechar la experiencia intelectual individual de todos los empleados y tenerla disponible para su utilización global (los usuarios pueden crear y manejar sus propios contenidos y compartirlos con los demás –weblogs internos-).
• Efectividad: permite que se acaben los asuntos pendientes y las excusas de falta de información para desarrollar un proyecto determinado.
• Eficiencia: se eliminan en un porcentaje elevado los métodos de trabajo tradicionales y poco eficientes (teléfono, reuniones de pasillo, etc.), ya que el acceso a la información actualizada es útil, rápido y sencillo.
• Facilidad: con sólo saber manejar un navegador, el usuario podrá trabajar en una Intranet. Y con un poco más de conocimientos podrá ingresar información y conocimientos personales y compartirlos con los demás.
• Flexiblidad: es una herramienta que se ajusta a las necesidades y requerimientos de cada empresa, pudiendo darse el caso de Intranet simples, hasta poderosas web internas colaborativas y con sofisticadas aplicaciones. En ambos casos, eso sí, juega un papel fundamental el adecuado mantenimiento y actualización de contenidos, aplicaciones y diseño gráfico.
• Rendimiento: todo material que exista en una empresa (libro, catálogo, manual, memoria, etc.) puede implementarse sin mucho esfuerzo en la Intranet, la que les agrega valor y capacidad de gestión a éstos.
• Participación: la Intranet permite que cada uno de los empleados pueda crear e integrar información y compartirla con los demás.
• Razonable Inversión: no requiere de una inversión costosa y además se amortiza rapidamente- El gasto en equipamiento es muy bajo en comparación a otras tecnologías, al tratarse de un sistema abierto que suele preservar al ya existente.
• Seguridad: hoy todas las Intranet incorporan medidas de seguridad para proteger la información coroporativa. Esto es: seguridad física (claves, y contraseñas secretas), seguridad electrónica (que evita el acceso a los datos a personal no autorizado y protege las transmisiones) y seguridad de sistema (Firewalls que restringen y controlan el tráfico de datos de la Intranet). En general, los requisitos de seguridad que debe incorporar cualquier intranet son: confidencialidad (garantía que los datos no sean comunicados erróneamente a usuarios no deseados), integridad (protección de los datos para evitar posibles corrupciones o cambios no autorizados), autenticación (confianza absoluta para usuarios, servidores y clientes) y verificación (comprobación de que los mecanismos de seguridad son sólidos y potentes y que están debidamente implementados).
• Escalabilidad: permite aumentar tanto el número de usuarios como la cantidad de aplicaciones integradas en forma infinita.
• Retroalimentación: posibilita la gestión de feedback, por parte de usuarios internos, clientes, proveedores y otros agentes externos a la empresa.

Además, la Intranet hace que las empresas modifiquen y enriquezcan la relación con sus empleados. Las personas producen, encuentran y utilizan información, es decir se vuelven actores, cuando antes eran meros espectadores en el plano comunicativo. Además, para las empresas la Intranet presenta la ventaja que es una nueva forma de canalizar la comunicación interpersonal, donde la información es transversal, y en la que todos los trabajadores son suministradores de información.

Un aspecto clave en la gestión de Intranet es la implementación, la que si no es realizada en forma correcta y eficiente puede acarrear serias y negativas consecuencias.

¿Qué se debe evitar a la hora de implementar una Intranet?

• Instalar una Intranet sin sopesar su complejidad comunicacional y las profundas transformaciones que conlleva (alteración de la jerarquía y cultura de la empresa).
• Sobrecargarla de información, lo que puede derivar en distracción y desaprovechamiento del tiempo. La facilidad para publicar información puede provocar problemas en la asimilación de los datos por parte del empleado y la falta de un orden o estructura en los datos puede producir anarquía de información. Para evitar esto, es necesario realizar una investigación de todos los datos relevantes, actualizados y precisos de todas las fuentes de información disponibles, de acuerdo a las necesidades de la empresa.

Planificación de un proyecto Intranet

Para iniciar en buena forma un proyecto Intranet, antes se debe consolidar al interior de la empresa el proyecto que se pretende realizar, definiendo los objetivos, los destinatarios, el equipo encargado, la estructura de contenidos, etc..

¿Cuál (es) deben ser los objetivos de una Intranet?

Continuará.....

La vieja y querida revista interna

Es uno de los medios internos más tradicionales y uno de los más usados por las empresas (su nacimiento data a fines del siglo XIX). Su ventaja principal es que bien gestionado logra informar, motivar y cohesionar a los empleados. Además, como en él confluyen informaciones de diferentes áreas produce una comunicación multidireccional (descendente, ascendente, horizontal, etc.). Y quizá su mayor beneficio es la permanencia que le da los mensajes que se transmiten en ella, ya que estos sobreviven más allá del lugar o momento en que se reciben. En la mayoría de los casos la identificación de los trabajadores con su contenido hace que éstos se sientan valorados como personas y que desarrollen con fuerza el sentido de pertenencia.

Entre sus funciones principales se incluyen: difundir la estrategia empresarial, establecer relaciones entre los distintos niveles, fortalecer el sentimiento de pertenencia; explicar normas, reglas y objetivos; fomentar la participación; informar políticas, noticias del mercado, nuevos productos o servicios y procesos; destacar los éxitos del personal, combatir los rumores, fomentar la capacitación y servir como canal de comunicación.

Desde el punto de vista de la gestión estratégica comunicacional la revista interna es una herramienta vital por su efecto masivo e influencia entre los empleados. Por lo mismo, este medio impreso será muy importante en la difusión del proyecto empresarial, en la internalización de la identidad y cultura corporativa, en la gestión del cambio organizacional, en la gestión del ánimo organizacional y en la gestión de reputación interna.

Para su validación interna es imprescindible darle un sello que lo aparte en la medida de lo posible de la administración (aunque en estricto rigor sea ésta última la que lo edite). Para lograr esto se puede integrar a los contenidos secciones de participación (cartas del lector, opiniones, debates, encuestas, foros, etc.).

Para elaborar la revista, la Dircom deberá conformar los que se conoce como “comité editorial”, grupo de personas estratégicamente seleccionados (la idea es que se incluyan representantes de todos los estamentos), el que deberá proponer, discutir y validar los contenidos de cada edición. Conviene aclarar que en este punto, y bajo el prisma de la gestión estratégica comunicacional, resulta conveniente definir una agenda de contenidos básica para todo el año (es una agenda para los medios internos principales, con diferencias en la presentación de la información y en el estilo del mensaje), la que se valida al comienzo de la temporada y que es complementada por informaciones específicas atingentes al momento en que se publica cada edición. Esta agenda de contenidos contiene la matriz de contenidos comunicacionales que se definen para los medios internos de la empresa, de acuerdo al programa estratégico de comunicación corporativa (definido por el comité de dirección y que es parte de la estrategia empresarial).

La gestión operativa de la revista interna o institucional debiera estar a cargo, por lo general, de la unidad de comunicaciones internas , que se encargará de la planificación y elaboración del medio, así como de la supervisón de los procesos (casi siempre externalizados) de diseño, impresión y distribución. En algunos casos, la revista la produce un agente especializado externo, principalmente en empresas más tecnologizadas e impersonales. Esta opción, a mi juicio, es totalmente negativa, ya que priva a la propia empresa de autogestionar la propia comunicación formal. Además, las personas externas que elaboran esas publicaciones jamás lograrán interiorizarse de la realidad particular de la empresa dueña de la revista.

Por otra parte, y también en materia de gestión operativa, muchas empresas sobre todo las más grandes- suelen conformar redes internas de corresponsales (por departamento o por ciudad), que se encargan de reportear noticias, hechos y eventos en terreno, con lo que enriquecen en gran forma los contenidos de la revista.

Ya en la misma estructura de la revista interna se pueden identificar espacios o secciones más o menos comunes como: portada, editorial, noticias, entrevistas, reportajes, sociales (fotos de eventos del personal), noticias de sucursales o regiones, nuevos productos/servicios, beneficios del personal, capacitación y entretención. A ellas hay que agregar espacios de participación (debates, opiniones, encuestas, foros), de RSE interna, de reconocmiento (empleados destacados, premios, etc), de difusión estratégica y de clima laboral.

Respecto al diseño gráfico, hoy se estila un formato de revista con grandes fotos, no mucha extensión de texto (ya que la gente no lee mucho) y de un tamaño de porte mediano y de fácil manipulación y de una extensión estándar, de entre 12 y 24 páginas. La identidad visual de la revista debe incorporar, obviamente, colores y formas gráficas corporativas, con el objeto de que la publicación se identifique visualmente con la empresa.

Por su parte, en materia de periodicidad, es aconsejable que la publicación de la revista sea mensual y a lo más cada dos meses (en este caso hay que privilegiar la información más reciente), ya que así la revista estará más presente en la cotidianeidad de los empleados.

Por último, en términos de estilo, como todo medio escrito debe apelar a la claridad y concisión, así como ajustarse a un modelo sencillo, que tendrá que desarrollarse en forma progresiva.

Aunque en el futuro la revista institucional no debiera desaparecer, por su simbolismo, tradición e impacto comunicacional; algunas empresas optan por la publicación de la misma revista, pero en formato electrónico, la que obviamente tiene un menor costo y es de más rápida elaboración. En mi opinión ambos formatos (papel y electrónico) pueden coexistir perfectamente, incluso se potencia la comunicación, ya que aquellos que no les gusta el papel la pueden ver en su computador y, a la inversa, aquellos que todavía prefieren hojear el papel la pueden tener en sus manos.

La potencia de la TV al servicio de la comunicación interna

Hace un par de años tuve la suerte de liderar uno de los proyectos más interesantes en mi vida profesional. Mientras dirigía las comunicaciones internas en un importante call center multinacional implementé, junto a mi equipo, un canal interno de televisión. Fue una experiencia ardua, apsionante, muy creativa y de gran éxito para la empresa, la que incluso fue distinguida a nivel internacional por esta iniciativa.

Un equipo de cuatro personas, miembros de mi equipo y ex teleopoeradores (editor, camarógrafo, productor y diseñador), eran los encargados de elaborabar una programación miscelanea de 30 minutos, la que se emitía dos veces a le semana en casinos, sitios de acceso y lugares de descanso; a través de una serie de televisores con DVD. Se incluían diversos micro programas o secciones con noticias de la empresa, proyectos estratégicos, entrevistas humanas a ejecutivos, videos de música hechos por los propios empleados, panoramas, humor, prevención de riesgos. etc..

Con más de 200 emisiones, el proyecto no tardó mucho en consolidarse por su gran impacto, potencia comunicacional y orientación estratégica (lo primero era transmitir el proyecto de negocio, después informar y motivar a los empleados y finalmente entretener).

¿Cómo se lleva a cabo un proyecto así?

Antes que nada hay que decir que los canales de TV internos son un excelente alternativa para difundir el proyecto corporativo, lo digo con experiencia empírica. Logran motivar, cohesionar, integrar y entretener a los empleados; sobre todo en grandes empresas con la capacidad financiera y la dotación suficiente como para hacer viable y factible un proyecto de esta naturaleza. Este último punto es importante, ya que se requiere de una inversión inicial no menor (cámaras, luces, mini estudio de grabación, programas de edición, musicalización y efectos) y de un presupuesto significativo para mantener el proyecto.

La implementación de este medio requiere contar con las capacidades profesionales y técnicas que permitan la elaboración de un producto televisivo eficiente y de calidad, que sirva de buena forma a la estrategia de comunicación interna. En este sentido, las personas que integren el equipo del canal interno de TV deben manejar o dominar conceptos de producción, diseño gráfico, manejo de cámara, locución, edición televisiva, dirección de televisión y periodismo televisivo.

El estilo de la programación de un canal interno de TV debe incluir espacios breves, con un uso moderado de efectos visuales y siempre con un ritmo dinámico en el tratamiento de las imágenes. Es conveniente que la programación se renueve en forma semanal o quincenal y que ésta no se exceda de los 30 minutos. Los contenidos y mensajes, por su parte, deben ser lo más directos posibles, muy informativos, breves y con mucho contenido estratégico. No se debe perder de vista que se trata de un medio que sirve a una estrategia comunicacional definida, de acuerdo a un línea editorial definida por la alta gerencia. En este contexto es frecuente, al igual que en los otros medios internos, que los contenidos de esta herramienta comunicacional respondan, en su mayoría, a una agenda previamente definida y elaborada por un comité editorial a principios de cada año laboral.

Las emisiones se pueden transmitir bajo el concepto de circuito cerrado, descargando archivos para protocolo Web (streaming) o simplemente en formato DVD. Muchas compañías que implementan este tipo de medio instalan televisores en espacios masivos (casinos, cafeterías, salas de descanso, recepciones principales, etc.) desde donde se emiten programas de diverso tipo y finalidad (pequeños informativos; espacios didácticos de prevención de riesgos, bienestar, capacitación, etc.; bloques comunicacionales sobre difusión de proyectos estratégicos, objetivos y metas de la organización y difusión de la identidad y cultura corporativa; programas de entretención -humor, música, deporte, cultura, etc.-; espacios de reconocimiento -entrevista humana-, orientado a aquellos empleados que destacan en sus labores; y secciones de producción dramática –donde la idea es recrear historias y experiencias singulares que viven los empleados de a empresa-).

Finalmente, es imprescindible hacer partícipe a toda la organización en los distintos programas que se emitan(ojala integrar la mayor cantidad de personas posible) , ya que así se aprovecha la potencia e impacto de un medio como éste en pro del desarrollo de la pertenecia e identificación con la empresa.

Blogs y comunicación interna

En tiempos de Web 2.0 cuando todo el mundo habla de wikis, Facebook, Youtube y otros inventos viruales conviene preguntarse ¿Qué ha ganado la comunicación interna con estas nuevos medios? La verdad es que mucho, sobre todo con los denominados "blogs internos".

Como lo explica Lourdes Marques, consultora de Inforpress, "un blog es un espacio donde los empleados de una organización pueden discutir, aprender y sugerir ideas sobre diversos temas. Además es una herramienta útil para gestionar el conocimiento, poner en marcha un proyecto y hacerle seguimiento, dar a conocer un área de la empresa, recoger feedback sobre algún asunto, gestionar una crisis, dar a conocer las expresiones de los directivos y exponer las mejores prácticas de la organización, entre otras múltiples alternativas. Los blogs al ser conversaciones democratizan las estructuras muy verticales, ya que la comunicación es directa, sin jerarquías.

Hoy muchas empresas han incorporado los blogs dentro de sus medios internos, entre ellas HP, Microsoft y Wal Mart. Y los resultados han sido muy buenos, sobre todo por ser una muy buen herramienta para la gestión de proyectos y porque fortalece en gran forma la "comunicación en la línea" (es decir que un área determinada de la empresa sepa lo que están haciendo las otras en tiempo real).

Chile, no se queda atrás en este ámbito, hace unos meses en un seminario de comunicación interna organizado por Diario Financiero, tuve la oportunidad de escuchar al gerente de ventas de la empresa Oxiquim, quien relató cómo un blog interno puede ser una herramienta diferenciadora para motivar y ordenar a una fuerza de venta. Proximamente lo incluiré como caso.

Para ilustrar en mejor forma esta entrada, les adjunto el artículo "Blogs internos, ¿moda o necesidad?