Intranet Corporativa: visión, misión y objetivos

A propósito de un proyecto de consultoría que trabajo actualmente con una importante empresa de salud privada, me gustaría reflexionar sobre la importancia que tiene, antes de implementar un proyecto de Intranet Corporativa, el hecho de pensar y definir, a nivel conceptual, cómo será el medio que estamos creando o refefiniendo. 

Actualmente, cuando ya han transcurrido más de diez años desde la irrupción y consolidación de las Intranet como el principal medio de comunicación interna en las empresas, se ha pasado desde un formato rígido (en diseño y elementos de valor agregado) y centralizado (en administración de contenidos) a un concepto propio de la Web 2.0 (personalizado, colaborativo, de alta capacidad relacional y con alta gestión de contenidos/conocimientos). Esto último ha llevado a repensar el propósito y rol de la Intranet en las organizaciones.

Hoy en muchas empresas de Estados Unidos, Europa, Australia y también de Latinoamérica se visualiza a la Intranet en cuatro dimensiones de acción claramente definidas:

1.Como Centro de Trabajo: al principio una de las barreras para el desarrollo de la Intranet era la creencia cierta, muchas veces, de que los empleados ingresaban a ella sólo para evitar las rutinas de trabajo y labores cotidianas. Con el formato antiguo esto no rea tan difícil, ya que los contenidos que predominaban eran los informativo/noticiosos y de entretención. Hoy, en cambio, la Intranet se concibe como una herramienta de trabajo, donde conviven aplicaciones de negocio, datos de proyectos, reuniones virtuales de trabajo y acciones de coordinación inter área, entre otros.

2.Como el más importante canal de Comunicación Interna hacia los empleados: desde la dirección (comunicación descendente), desde los empleados (comunicación ascendente) y entre los empleados (comunicación horizontal).

3.Como Punto de Encuentro: la Intranet de hoy es, sin duda, un espacio de encuentro entre personas, equipos y áreas de la empresa. Para ello existen actualmente diferentes aplicaciones web como foros, Chat, blogs, reuniones virtuales, etc., las que permiten la interacción constante, ya sea por motivos operativos o relacionales.

4.Como Red de conocimientos: uno de los objetivos de la Intranet 2.0 es ser una instancia de generación, recolección y gestión de los conocimientos que se desarrollan en la empresa (proyectos relevantes, historias de éxito, investigaciones, estudios, políticas, procedimientos, etc.).

En términos de la misión, hoy el propósito de la Intranet no es sólo informar acerca de las noticias de la empresa, sino también ser una herramienta de trabajo atractiva, novedosa, útil y que genere valor. ¿Cómo? De una forma amistosa, accesible simple e interactiva.

Respecto de los objetivos que debe tener toda Intranet Corporativa, especialmente en empresas de tamaño grande, las mejores prácticas actuales indican los siguientes elementos:

•  Comunicar la estrategia del negocio: por su frecuencia, potencia y gran cobertura comunicativa la Intranet es el mejor medio para difundir la estrategia corporativa entre los empleados.
  
• Reforzar la cultura corporativa: por lo anterior, la Intranet también aparece como la mejor herramienta para reforzar los valores corporativos y potenciar la identidad organizacional.
• Potenciar comportamientos positivos (integración, motivación, pertenencia y compromiso): por su carácter masivo y amistoso permite trabajar comunicativamente dichas variables de comportamiento.
• Agilizar los flujos de información: si se implementa y gestiona en forma eficiente es seguro que mejora la calidad y cantidad de los flujos informativos que circulan por la empresa.
• Optimizar los procesos internos: se reduce el tiempo de muchos procedimientos y tareas, y hay más datos e información disponible.
• Gestionar el conocimiento: la Intranet no sólo es un repositorio de conocimientos, sino además una plataforma que permite la generación (incentivo) y gestión de conocimientos (se comparten y enriquecen).