Consejos para los comunicadores internos, al iniciar el año

 Cuando acaba de comenzar el año laboral 2014 Insidecom recomienda a los responsables de la comunicación interna algunos consejos para abordar con éxito los desafíos de gestión que se avecinan en los próximos meses.

Este 2014 que recién se inicia será, sin duda, un año complejo para  muchas organizaciones, muchas de ellas sumidas en procesos de fusión o reestructuraciones o bien enfrentadas al desafío de motivar y reanimar a sus colaboradores, después de un difícil 2013. En ese contexto, los comunicadores internos, en la mayoría de los casos deberán adaptarse con inteligencia y rapidez a las problemáticas, situaciones y coyunturas organizacionales, lo que requerirá planes, estrategias y acciones de comunicación muy precisas.

¿Qué recomienda Insidecom para encarar con éxito la planificación y gestión del área?

1. Escuchar a la empresa

Lo primero siempre es escuchar: al equipo directivo, a los gerentes de segunda línea, a las jefaturas, a los distintos públicos internos, a la gerencia de recursos humanos, a nosotros mismos.  ¿Cuál es el estado de la comunicación interna? ¿Qué necesita comunicar hacia adentro la organización (tranquilidad, cambio, compromiso, fortalecimiento, etc.? ¿Qué se debe mejorar respecto del año anterior? y ¿Cuáles son los proyectos claves de la organización para este año? Lo más recomendable es abordar un diagnóstico integral de la comunicación interna que nos de una visión panorámica de como se percibe la gestión de la CI desde los distintos públicos internos y si ésta verdaderamente aporta a la difusión estratégica del negocio.        Pero el ideal es que esta escucha no sea sólo ocasional, hay que monitorear en forma constante las claves del ambiente organizacional (clima, compromiso, pertenencia, motivación, productividad, etc.), abordando la compañía de manera transversal (divisiones, gerencias, áreas y equipos).

 2. Planificar en forma estratégica

 Comunicación sin diseño estratégico ni planificación táctica  es perder el tiempo, debemos saber en forma precisa dónde estamos (diagnóstico certero que incluya a gerentes, jefes/equipos y gestión del área de CI; y que concluya en un mapa de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas) y hacia donde queremos llegar (definición de objetivos realistas, concretos y medibles). 

Obviamente cruzando lo anterior con las necesidades y prioridades del negocio y de la cultura interna. De esta forma podremos elaborar e implementar planes de acción coherentes y ajustados a la realidad compañía, y  finalmente controlar y medir el cumplimiento de los resultados previstos inicialmente.

 3. Visibilizar la gestión

Una de las fallas más recurrentes de los comunicadores internos es la falta de capacidad para visibilizar/vender el área. Por eso, recomendamos a los comunicadores internos que muestren al resto de la organización lo que hacen y como lo hacen (casos de éxito y logros que se han obtenido, programas implementados, medios que se administran y producen, eventos internos gestionados, mediciones implementadas, etc.).  La idea es demostrar a los directivos  y jefaturas que el área está preparada para aportar valor a la organización y que debe sí  o si estar presente en las decisiones estratégicas que se tomen. Se recomienda utilizar ejemplos y metodología específica de comunicación interna con casos reales; y mostrar al cliente interno herramientas, gráficos y esquemas que permitan una rápida y tangible comprensión de los servicios ofrecidos.

4. Posicionar y validar internamente el área

En muchas empresas las áreas y unidades de comunicación interna son sub valoradas principalmente porque estas no están bien posicionadas en los niveles superiores de la jerarquía organizacional. Resulta común ver como gerentes y jefaturas perciben al área de CI no como un aliado estratégico sino más bien como una unidad eminentemente reactiva y productora de medios. ¿Cómo revertir esta situación’? una buena manera es elaborar un plan de posicionamiento que parta por mapear el estado cero del área en términos de su relacionamiento estratégico con los stakeholders internos (figura de arriba). Ya con el mapa que marque el estado de situación relacional, la idea es plantearse objetivos anuales de posicionamiento, realistas y concretos. En general, entre las prácticas y acciones que contribuyen a potenciar la validación del área entre gerentes y jefes se incluye: la generación de alianzas y redes de influencia con áreas afines o con personas claves de la organización, el apoyo estratégico y táctico a gerentes y jefes que necesiten reforzar habilidades u herramientas de CI, la participación activa y con agregación de valor en proyectos de cambio e iniciativas estratégicas para el negocio; y, por último, la demostración efectiva con datos concretos del aporte de la comunicación interna a los objetivos del negocio. 

Para trabajar este nuevo posicionamiento el comunicador necesita desarrollar nuevas capacidades como por ejemplo: entender mejor el qué y el cómo del negocio, acompañar más aquellos procesos claves de la compañía, entregar siempre valor agregado en lo que se hace y finalmente monitorear permanentemente las acciones y objetivos de posicionamiento.   

                                                    

 5. Gestionar en forma transversal y potenciar la venta interna

Uno de los mayores desafíos de un equipo de CI es llegar a transformarse en una verdadera unidad de apoyo para las distintas gerencias y áreas, obviamente dependiendo de los recursos humanos con que se dispongan. Clave para lograr este propósito es que el equipo disponga de contactos y redes en todas los departamentos, de tal forma de monitorear las necesidades y proyectos existentes  en cada una de las áreas, Ahora, en este contexto será vital la capacidad de venta interna que tenga el equipo de CI, que deberá actuar casi como una consultora, mostrando casos de éxito y argumentos que avalen su gestión comunicacional efectiva.

6. Entrenarse para la gestión

Si es que el presupuesto lo permite y si existe la necesidad de hacerlo, es recomendable que toda el área de comunicación interna o algunos integrantes de ella se capaciten en forma externa en temáticas particulares como: coaching directivo en comunicaciones internas, entrenamiento a jefaturas y equipos en habilidades de comunicación interna, gestión de medios y acciones, diagnósticos integrales y otras mediciones, comunicación interna y crisis, comunicación interna y cambio, etc.

 5. Adaptarse al presupuesto propio o colgarse de otros

En general, los presupuestos de las áreas de comunicación interna son casi siempre ajustados o nunca tan holgados. Si se tiene la soga al cuello, la alternativa es enfocarse en lo estrictamente necesario o estratégico. Pero existe una opción distinta que en muchas empresas se practica, esta es ofrecer los servicios a distintos clientes internos, los que  pagan lo realizado con recursos de sus propios presupuestos. De esta manera, sólo se necesita experiencia, metodología, herramientas y capacidad humana.

6. Medir siempre la gestión

Siempre digo que la comunicación interna sin medición es, hoy por hoy, sólo una buena intención. El verdadero valor que la CI puede aportar a la compañía estará validado por los datos cuantitativos y cualitativos que puedan relevarse en las distintas actividades que contenga la gestión estratégica comunicativa. Para esto necesario implementar en forma permanente mediciones integrales y específicas tales como diagnósticos integrales, evaluaciones de medios y mensajes, cascadas de comunicación, encuestas de comunicación inter áreas, entre otras.