Ganadores del segundo premio de mejores prácticas de comunición interna en España

Gracias a Victoria Cortéz del Observatorio de Comunicación Interna e Identidad Corporativa me he enterado de los ganadores de la segunda versión de los "Premios a las Mejores Prácticas de Comunicación Interna e Identidad Corporativa", iniciativa realmente extraordinaria que se realiza en España (que reconoce tanto a empresas públicas como privadas) y que es obra de la consultora Inforpress, el IE Business School y la revista Capital Humano.  

La segunda edición de este Premio ha contado con la participación de 53 organizaciones, que han presentado alrededor de 80 candidaturas a las  nueve categorías de este galardón. Las ganadoras en cada una fueron:

Premiado	Categoría	Proyecto
Kellogg’s	Marca interna	“Marca de Personas”, diseñado con el objetivo de tener el mismo reconocimiento como empleador que el que actualmente tiene la propia marca.
Caja de Burgos	RSE en el ámbito interno	“Voluntas”, asociación de empleados de la Caja creada para realizar acciones de voluntariado en cuatro áreas: social, ambiental, de cooperación y profesional.
Medtronic	Gestión del cambio	Un gran número de acciones que no supusiesen un desembolso económico para la compañía y que pusiesen foco en la satisfacción y participación de los empleados.
Acciona	Portal del empleado	“Interacciona”, “una voz, una intranet” nació con el objetivo de profesionalizar y de unificar las numerosas intranets que había en el grupo, bajo dos conceptos: sostenibilidad e innovación.
TNT	Revista	“Gente TNT”, una revista distinta al concepto clásico de revista interna desde el primer vistazo tanto por su formato como por sus contenidos.
Orange	Campaña de Marketing interno	Dirigida a concienciar sobre el uso responsable de la energía.
Grupo Damm	Estrategia Global de Comunicación Interna	Política de comunicación interna que lleva a cabo unas determinadas acciones, ajustadas a los canales indicados para la consecución de tres objetivos iniciales que se marcaron.
Caja Navarra	Innovación en Comunicación Interna	Estrategia de comunicación 2.0 basada en la participación y la interactividad con sus colaboradores.
Ayuntamiento de San Sebastián de los Reyes	Accésit especial	Estrategia global de comunicación interna en el municipio.

 

Claves de comunicación interna en tiempos de crisis

Es ya un hecho objetivo que la crisis financiera ha afectado en gran forma en la comunicaciones internas de la mayoría de las empresas del mundo, incluyendo obviamente a las compañías latinas y chilenas. Producto de esta situación, las iniciativas, planes y presupuestos de muchas empresas se han congelado o simplemente elininado. Como consultor ya lo he vivido en carne propia con algunos de mis clientes

En este complejo escenario, Lesley Allman, Director de la consultora británica Allman Communication ha creado una guía de tres pasos para ayudar a las organizaciones en su gestión comunicativa, y así enfrentar con algun ánimo este duro 2009. 

Paso 1: Qué comunicar

·          Ser claro y consistente con la situación que vive la empresa y privilegiar lo qué es mejor para ella. Asegurarse de que los empleados sepan como ellos pueden ayudar y qué se espera de ellos.

·          Continuar comunicando la visión y la estrategia, y poner énfasis en un plan de comunicación para el liderazgo, a largo plazo.

·         Preguntar a los empleados acerca de sus ideas o sentimientos sobre aquellas variables que los pudieran mantener comprometidos y motivados en estos difíciles momentos.

·          Celebrar los éxitos, por pequeños que parezcan (nuevos cierres de negocios, agradecimientos de clientes, desafíos superados, premios o estímulos recibidos, buenas prácticas, etc.). 

Paso 2: Dónde comunicar

·        Chequear los mejores medios internos, para ver cual es más efectivo con los empleados.

·         Evitar aquellos medios de alto costo (publicaciones impresas, medios audiovisuales), considerar, en cambio los digitales (intranet, mailnings, blogs, wikis, etc.). Además, optar por acciones y eventos cara a cara (reuniones, encuentros de comunicación, desayunos, etc.).

·        Verificar que en las reuniones de trabajo de los distintos equipos y en los encuentros de comunicación no se generen rumores y especulaciones que afecten el clima y la productividad de la compañía.

·        Implementar entrevistas y reuniones de escucha, focus groups y encuestas para monitorear lo que piensan y sienten los empleados.

Evitar medios internos de alto costo, privilegiando aquellos más económicos como la Intranet y las acciones cara a cara.

  Paso 3: Cómo comunicar

·          Verificar que los directivos, gerentes y jefaturas tengan la capacidad y las habilidades para comunicar en forma efectiva a sus respectivos equipos.

·          La clave para esto es comunicar, comunicar, comunicar....; y escuchar, escuchar, escuchar.....

·           Si algunos directivos, gerentes o jefes no tienen la capacidad ni las habilidades para comunicar en forma efectiva, hay que entrenarlos lo antes posible.

Consejos para los comunicadores, al iniciar el año

• Cuando acaba de comenzar el año laboral 2009 Insidecom recomienda a los responsables de la comunicación interna algunos consejos para abordar con éxito los desafíos de gestión que se avecinan en los próximos meses.
  

Este 2009 será, sin duda, un año complejo y muy marcado por el ambiente recesivo que afecta a gran parte del mundo, a raíz de la crisis financiera internacional. En ese contexto, los comunicadores internos, en la mayoría de los casos deberán adaptarse con inteligencia y rapidez a las problemáticas, situaciones y coyunturas organizacionales propias de una crisis. Seguramente, en muchas empresas habrá reingenierías, fusiones, reestructuraciones, despidos  y por sobre todo reducción de gastos; lo que requerirá planes, estrategias y acciones de comunicación muy precisas.

¿Qué recomienda Insidecom para encarar con éxito la planificación y gestión del área?

1. Escuchar a la empresa

Lo primero siempre es escuchar: al equipo directivo, a los gerentes de segunda línea, a las jefaturas, a los distintos públicos internos, a la gerencia de RRHH, a nosotros mismos.  ¿Qué necesita comunicar hacia adentro la organización (tranquilidad, cambio, compromiso, fortalecimiento, etc.? ¿Qué se debe mejorar respecto del año anterior? y ¿Cuáles son los proyectos claves de la organización para este año? Pero la escucha debe ser permanente y no ocasional, hay que monitorear en forma constante las claves del ambiente organizacional (clima, compromiso, pertenencia, motivación, productividad, etc.), abordando la compañía de manera transversal (divisiones, gerencias, áreas y equipos)

 2. Planificar en forma estratégica

 Comunicación sin planificación  es perder el tiempo, debemos saber en formas precisa donde estamos y hacia donde queremos llegar. Así podremos programar las estrategias y acciones, medirlas y finalmente controlar si los resultados obtenidos se ajustan a los objetivos iniciales.

Lo importante, eso sí, es planificar la comunicación interna siempre conectados con los ejes estratégicos (negocio, cultura y empleados).

 3. Validar y darle visibilidad al área

Muchas veces estos momentos de crisis pueden transformarse en oportunidades para las áreas de comunicación interna, ya que la empresa  (sus integrantes) se vuelve mucho más sensible. Por eso, recomendamos a los comunicadores internos que muestren al resto de la organización lo que hacen y como lo hacen (los servicios, los medios, las opciones de medición o capacitación, las acciones potenciales, etc.).  La idea es mostrarle a los directivos que el área está preparada para aportar valor a la organización en estos difíciles momentos y que debe sí  o si estar presente en las decisiones estratégicas que se tomen. Utilice ejemplos y metodología específica de comunicación interna con casos reales; y muestre al cliente interno herramientas, gráficos y esquemas que permitan una rápida y tangible comprensión del servicio ofrecido.

 4. Capacitarse para la gestión

Si es que el presupuesto lo permite –algo no menor en estos tiempos- y si existe la necesidad de hacerlo, es recomendable que el área de comunicación s internas o algunos integrantes de ella se capaciten en forma externa en temáticas particulares como: coaching directivo en comunicaciones internas, entrenamiento a jefaturas y equipos en habilidades de comunicación interna, gestión de medios y acciones, mediciones, comunicación interna y crisis, comunicación interna y cambio, etc.. 

 5. Adaptarse al presupuesto propio o colgarse de otros

Hoy más que nunca las empresas han ajustado sus presupuestos y para variar una de las áreas más perjudicadas es la de comunicaciones. Si está con la soga al cuello, enfóquese en los estrictamente necesario o estratégico. Pero existe una opción distinta que en muchas empresas se practica, esta es ofrecer los servicios a distintos clientes internos, los que  pagan lo realizado con recursos de sus propios presupuestos. De esta manera, sólo se necesita experiencia, metodología, herramientas y capacidad humana.

6. Medir la gestión

La comunicación interna sin medición es hoy por hoy sólo buenas intenciones. El verdadero valor que ella puede aportar a la compañía estará dado por los datos cuantitativos y cualitativos que se generen de las distintas actividades que contenga la gestión estratégica y que finalmente serán la prueba concreta de que ésta última tiene éxito. Para esto necesario implementar en forma permanente mediciones integrales y específicas que permitan saber con precisión la marcha de la gestión.

Consejos para una eficiente comunicación directiva en momentos de crisis

La actual crisis financiera obviamente es una permenente distracción para el comportamiento eficiente de los empleados, De hecho, en situaciones como ésta, cuando es vital mantener la moral en alto, los directivos deben conectarse más que nunca con las preocupaciones y temores de sus dirigidos, privilegiando una comunicación más humana, próxima y focalizada en temas como la seguridad laboral y la claridad respecto a la situación de la empresa.  

Consejos para la eficiente comunicación directiva

Los gerentes o líderes de las empresas deben saber gestionar -hoy más que nunca- sus estrategias y acciones de comunicación. En esta tarea deben apoyarse en los profesionales a cargo de la comunicación interna o en consultores externos especializados. El ideal es reforzar algunos principios básicos de la comunicación para el liderazgo, tales como:

• Ser un líder. Los directivos no necesitan tener siempre todas las respuestas. En este sentido es aconsejable contar a los empleados que es los que sabe y qué es lo que no sabe. Explicar con la máxima tranquilidad y claridad cómo la empresa se aboca a identificar las claves y a resolver los problemas. El conocimiento de que los miembros del equipo ejecutivo están ahí para enfrentar los momentos difíciles es algo crucial para los trabajadores.
  
• Comunicación Inteligente. Es indispensable idear una práctica comunicativa que permita desarrollar respuestas en forma rápida y oportuna, y que además asegure la distribución en el menor tiempo posible, para sí evitar el incremento de los rumores y clarificar el estado real de la situación por la que pasa la compañía.
  
•  Estar visible. Hoy es muy importante comunicar credibilidad, convicción y pasión por lo que se hace. Pero para ello la clave es presencia constante en los medios internos (escritos, digitales y audiovisuales) y una agenda de acciones cara a cara con los empleados. De esa manera, éstos últimos serán testigos presenciales de que sus líderes están comprometidos e informados y que utilizan en forma permanente diferentes tipos de canales para comunicar sus mensajes.
  
• Coordinar los equipos. Resulta muy relevante que los directivos se aseguren que los subgerentes o jefes de los diferentes equipos sepan como y que comunicar, y que todos apuntan hacia la misma dirección. En este sentido, es útil cuidar el daño potencial que puedan causar las conversaciones informales.
  
• Compartir responsabilidad. Los gerentes deben estar claros acerca de qué es lo que quieren los subgerentes y sus respectivos grupos de trabajo. Nunca es malo reforzar este tema con focus group sistemáticos.
  
•  Tener el control de los mensajes. Encontrar maneras para escuchar lo que los empleados tienen en mente, monitorear la prensa en forma permanente para saber qué es lo que se dice de la empresa y la industria, e idear un proceso para desarrollar y distribuir lo más rápido posible respuestas a los rumores de pasillo.
  
• Mostrar las fortalezas. Reeforzar las competencias del negocio y los valores culturales que hacen a la empresa exitosa. Hablarles a los empleados acerca de cómo ellos pueden ayudar a la empresa para que enfrentre con éxito el futuro.
  
• Ser humanos. En tiempos de crisis es cuando los directivos deben trabajar más su lado humano, ya que la sensibilidad de los empleados es muy potente. Hay que hacerles ver que se esta conciente del sufrimiento, de la inestabilidad y del miedo a perder el trabajo; y poner énfasis en los recursos con que cada persona cuenta para poder sobrellevar con éxito este difícil momento.
  
• Ser coordinados. Coordinar cuidadosamente los mensajes internos y externos. Evitar a toda costa que los empleados se enteren antes por fuera de las noticias de la empresa.
  

¿Qué otras medidas pueden tomar la empresa para ayudar a sus dierctivos?:

     Capacitar a los gerentes y roles de conducción en habilidades de escucha, empatía y emisión, para trabajar la cercanía con los empleados y la interacción positiva con ellos durante tiempos de crisis.

     Preparar a los directivos para comunicar mensajes estratégicos consistentes y el uso de diferentes medios internos.

     Asesorar a los gerentes en gestión de acciones de comunicación interna (desayunos, encuentros de comunicación, visitas sorpresa a los diferentes unidades, etc.).

Comunicación Interna y crisis, el desafío de 2009

Tras una pausa veraniega involuntaria Comunicación Interna en Chile está de vuelta, ahora ya para enfrentar este nuevo año con renovadas energías y un montón de nuevos contenidos. Pero este 2009 trae desafíos interesantes para la comunicación interna, la crisis, la tan comentada crisis está ya en todas partes y tal como están las cosas se quedará un buen tiempo entre nosotros.  

Ahora, ¿Cómo la comunicación interna puede aportar valor a las empresas durante semejante crisis financiera? a priori, y así lo dicen las esperiencias recesivas anteriores, las crisis están llenas de oportunidades y en el caso de la CI está no es una excepción. En este sentido, las áreas de comunicaciones internas tienen la valiosa chance de apelar a la creatividad, tanto en medios como en acciones; proponer estrategias innovadoras para paliar la desmotivación y el desámimo; acercar a los gerentes a los empleados; si es que se puede, asesorar a los directivos -coaching o entrenamiento- en su comunicación con el resto del equipo gerencial y la organización en gereral; y sincerar el discurso comunicativo (el mensaje en tiempos como el actual debe ser directo, verdadadero y coherente). 

Si quieren profundizar en este tema, les recomiendo el artículo ¿Qué puede hacer la comunicación interna en tiempos de crisis?, del colega argentino Alejandro Formanchuk.