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martes, 19 de mayo de 2009

La importancia de planificar la comunicación interna


La planificación de la comunicación interna es una de las tareas más olvidadas en la planificación estratégica empresarial, lo que contrasta muchas veces con los recursos y esfuerzos que destinan las  empresas para planear la comunicación externa (relaciones con los medios, imagen y reputación corporativa, RSE, etc.). Esto es un error importante de gestión, ya que ambos tipos de comunicación deben planificarse en forma alineada y coherente, para así apoyar la estrategia del negocio en el corto, mediano y largo plazo; de tal forma de aportar valor cuantificable y medible a la organización. En este sentido, la habilidad para lograr comunicaciones efectivas con clientes, proovedores y empleados resulta vital para mejorar la satisfacción del cliente y la productividad del negocio. En otras palabras, en la medida en que la información sea comunicada bien, tanto externa como internamente, se logrará el éxito de la estrategia comercial.

La comunicación es un proceso en el que se entrega y recibe información, ahora la comunicación efectiva ocurre cuando el receptor entiende claramente la intencionalidad del mensaje que ha recibido. En ese sentido, sin una estrategia de comunicación interna planificada en forma seria y profesional el mensaje recibido muchas veces no tendrá el impacto y potencialidad buscado por la empresa. Por eso, la clave está en desarrollar una estrategia integral de comunicación interna, que incluya un plan de difusión de la visión, misión, valores y objetivos estratégicos de la compañía; y que contenga, también, una explicación o argumento de porqué estas definiciones son importantes para los empleados.

En muchas empresas la comunicación interna se gestiona en forma reactiva, como respuesta a problemas, coyunturas especiales (crisis, cambio u algún evento trascendente que implique la intervención de la plana directiva) o necesidades ooperativas. Esto hace que la información se transmita en forma descoordinada e inconsistente. En cambio, una comunicación interna planificada,  consistente, proactiva, abierta y efectiva se transforma en una herramienta de gran utilidad para apoyar a los empleados en sus necesidades, desafíos y requerimientos operativos. El éxito comercial de toda empresa se funda en que la fuerza de trabajo conozca y entienda la misión, objetivos, valores, procesos y procedimientos de la empresa. Para esto se necesita una comunicación interna formal, ojalá con flujos multidireccionales de información que apoye integralmente la estrategia del negocio, con la misma cosistencia y coherencia que tiene la comunicación externa.

El objetivo de la estrategia de comunicaciones internas debe ser el reforzamiento del negocio, la cultura y las personas (comportamientos), a través del diseño e implementación de flujos multidireccionales de información (descendentes, ascendentes, horizontales y diagonales). La meta será irradiar el mensaje desde la dirección, hasta las jefaturas y luego a los empleados, para así lograr que éstos últimos entiendan y se comprometan con los propósitos, objetivos y direcciones que toma el negocio. En este sentido, será clave la medición del feedback, para conocer el impacto del mensaje en los empleados y cómo estos valoran y perciben la marcha de la organización.

¿En qué beneficia a la empresa la adpoción de una una planificación estratégica de las comunicaciones internas?

En el logro de:

 Un lugar de trabajo donde todos los empleados estén informados y trabajen en pos de los mismos objetivos y metas (que cada tarea diaria tenga el mismo norte).
 Un ambiente laboral donde exista una visión común y donde se logre reducir los conflictos, gracias a la menor ambiguedad de los mensajes e ideas que fluyen por la empresa.
 Una cultura corporativa que tienda hacia una forma de trabajo donde se privilegie la motivación, la pertenencia y el compromiso.
 Un lugar donde todos los empleados sean capaces de reconocer y entender la visión, misión,valores, metas estratégicas y su rol personal en el logro de los objetivos del negocio.
 Una organización donde los empleados tomen mejores y más informadas decisiones, y que éstas estén siempre alineadas con los objetivos del negocio.
 Una empresa en la cual exista un claro y compartido entendimiento respecto del proceso de cambio organizacional, y la que se apoye al equipo que gestione el cambio en todos los aspectos comunicacionales que sean necesarios para reducir la ansiedad de los empelados en este tipo de instancias.
 Una compañía donde se asegure el uso eficiente de recursos, a la hora de enfrentar conflictos laborales.
 Un lugar de trabajo donde se motive la mejora en la productividad y rendimiento, conectando la importancia de los esfuerzos, tanto individuales como de equipos.

Continuará....

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