Intranet (concepto, beneficios y planificación estratégica), última parte

Diseño gráfico de la Intranet: el concepto visual que se seleccione debe provocar en los usuarios tres sensaciones: calidez, cercanía y amigabilidad. Para cumplir con esto requisitos el diseño debe ser intuitivo, funcional y corporativo (colores, logos, formas).

Proyecto piloto: resulta de mucha utilidad en un proyecto como éste comenzar la implementación instalando una pequeña aplicación modelo en una unidad específica de la empresa. De esta manera se podrá ver en terreno como opera la Intranet y sus funcionalidades, contenidos y aplicaciones. Además, este ejercicio permite validar el tipo de diseño elegido. Una vez instalado el piloto se podrá, gracias la escalablidad de la tecnología web, extender su uso a toda la empresa.

Fase regular: ya con la Intranet en pleno funcionamiento se debe trabajar diariamente en ella, perfeccionando los servicios, agregando nuevas funcionalidades e incorporando nuevos usuarios. Para ello es imprescindible una evaluación continua del rendimiento de la Intranet (aceptación de los usuarios –contenidos y diseño-, rendimiento del hardware y software, facilidad de uso, etc,).

La administración y gestión operativa de la Intranet debe ser responsabilidad de la unidad de comunicaciones internas de la DIRCOM, la cual aparte de velar por la mantención, edición y actualización de los contenidos, secciones, aplicaciones, etc; debe preocuparse de que la Intranet seduzca, impacte, cause sorpresa y convenza. Debe existir un diseño cuidado y adaptado a la identidad, cultura e imagen corporativa de la empresa; con recursos gráficos, audiovisuales, animaciones y efectos sonoros. Además, debe incorporar todos aquellos elementos que aporten al trabajo diario (encuestas, noticias, estado de proyectos, noticias del mercado, etc). Como ya dijimos la responsabilidad de mantenimiento de la Intranet debe ser de la Dircom, pero también ésta puede designar colaboradores en cada área o departamento, a los que se le de responsabilidad respecto a ciertos contenidos y su actualización. Hay que hacer notar que el escenario y rol de los comunicadores en la empresa ha variado en alguna medida con al aparición de la Intranet. Ahora, hay mucho más gestores y fuentes de información (“democratización de la comunicación”), ya que los empleados se sienten más informados, son más participativos y más motivados para comunicarse con sus pares y superiores. Esto ha incidido en que el rol de los comunicadores sea mucho más flexible, integrado y colaborativo con el resto de los empleados, dejando atrás la unidireccionalidad y formalismo de antes.

Con cada vez mayor frecuencia las empresas incluyen en sus Intranets aplicaciones e hipervínculos que facilitan a los empleados la gestión de su vida personal. Esta tendencia se enmarca en las políticas de responsabilidad social interna, que buscan una mayor integración de la empresa y el entorno personal y familiar de sus trabajadores (conciliación trabajo-familia). De esta forma el empleado puede hacer las compras de la semana, adquirir productos en oferta, reservar vacaciones o entradas al cine y concretar una cita con el médico. La empresa obviamente confía en la madurez y responsabilidad del empleado para hacer buen uso del tiempo y la herramienta.

El futuro de la Intranet está cada vez más cerca por el avance vertiginoso de las tecnologías de información, por eso el desarrollo de estas herramientas se quintuplicará en los próximos dos a tres años. Una Intranet futura debieras permitir la conversación y video en tiempo real, gracias a la multiconferencia con tecnología IP (telefonía vía Internet). Así también, ya es posible acceder a una Intranet a través del cable, pudiendo llegar a más personas y con mayor velocidad de transmisión. Por último, en muy poco tiempo más las intranets actuales podrán ampliar su rango de acción hacia la Internet, usando un medio que permita controlar el acceso de los usuarios, sin necesidad de modificar contenidos y componentes de aplicaciones.