La vieja y querida revista interna

Es uno de los medios internos más tradicionales y uno de los más usados por las empresas (su nacimiento data a fines del siglo XIX). Su ventaja principal es que bien gestionado logra informar, motivar y cohesionar a los empleados. Además, como en él confluyen informaciones de diferentes áreas produce una comunicación multidireccional (descendente, ascendente, horizontal, etc.). Y quizá su mayor beneficio es la permanencia que le da los mensajes que se transmiten en ella, ya que estos sobreviven más allá del lugar o momento en que se reciben. En la mayoría de los casos la identificación de los trabajadores con su contenido hace que éstos se sientan valorados como personas y que desarrollen con fuerza el sentido de pertenencia.

Entre sus funciones principales se incluyen: difundir la estrategia empresarial, establecer relaciones entre los distintos niveles, fortalecer el sentimiento de pertenencia; explicar normas, reglas y objetivos; fomentar la participación; informar políticas, noticias del mercado, nuevos productos o servicios y procesos; destacar los éxitos del personal, combatir los rumores, fomentar la capacitación y servir como canal de comunicación.

Desde el punto de vista de la gestión estratégica comunicacional la revista interna es una herramienta vital por su efecto masivo e influencia entre los empleados. Por lo mismo, este medio impreso será muy importante en la difusión del proyecto empresarial, en la internalización de la identidad y cultura corporativa, en la gestión del cambio organizacional, en la gestión del ánimo organizacional y en la gestión de reputación interna.

Para su validación interna es imprescindible darle un sello que lo aparte en la medida de lo posible de la administración (aunque en estricto rigor sea ésta última la que lo edite). Para lograr esto se puede integrar a los contenidos secciones de participación (cartas del lector, opiniones, debates, encuestas, foros, etc.).

Para elaborar la revista, la Dircom deberá conformar los que se conoce como “comité editorial”, grupo de personas estratégicamente seleccionados (la idea es que se incluyan representantes de todos los estamentos), el que deberá proponer, discutir y validar los contenidos de cada edición. Conviene aclarar que en este punto, y bajo el prisma de la gestión estratégica comunicacional, resulta conveniente definir una agenda de contenidos básica para todo el año (es una agenda para los medios internos principales, con diferencias en la presentación de la información y en el estilo del mensaje), la que se valida al comienzo de la temporada y que es complementada por informaciones específicas atingentes al momento en que se publica cada edición. Esta agenda de contenidos contiene la matriz de contenidos comunicacionales que se definen para los medios internos de la empresa, de acuerdo al programa estratégico de comunicación corporativa (definido por el comité de dirección y que es parte de la estrategia empresarial).

La gestión operativa de la revista interna o institucional debiera estar a cargo, por lo general, de la unidad de comunicaciones internas , que se encargará de la planificación y elaboración del medio, así como de la supervisón de los procesos (casi siempre externalizados) de diseño, impresión y distribución. En algunos casos, la revista la produce un agente especializado externo, principalmente en empresas más tecnologizadas e impersonales. Esta opción, a mi juicio, es totalmente negativa, ya que priva a la propia empresa de autogestionar la propia comunicación formal. Además, las personas externas que elaboran esas publicaciones jamás lograrán interiorizarse de la realidad particular de la empresa dueña de la revista.

Por otra parte, y también en materia de gestión operativa, muchas empresas sobre todo las más grandes- suelen conformar redes internas de corresponsales (por departamento o por ciudad), que se encargan de reportear noticias, hechos y eventos en terreno, con lo que enriquecen en gran forma los contenidos de la revista.

Ya en la misma estructura de la revista interna se pueden identificar espacios o secciones más o menos comunes como: portada, editorial, noticias, entrevistas, reportajes, sociales (fotos de eventos del personal), noticias de sucursales o regiones, nuevos productos/servicios, beneficios del personal, capacitación y entretención. A ellas hay que agregar espacios de participación (debates, opiniones, encuestas, foros), de RSE interna, de reconocmiento (empleados destacados, premios, etc), de difusión estratégica y de clima laboral.

Respecto al diseño gráfico, hoy se estila un formato de revista con grandes fotos, no mucha extensión de texto (ya que la gente no lee mucho) y de un tamaño de porte mediano y de fácil manipulación y de una extensión estándar, de entre 12 y 24 páginas. La identidad visual de la revista debe incorporar, obviamente, colores y formas gráficas corporativas, con el objeto de que la publicación se identifique visualmente con la empresa.

Por su parte, en materia de periodicidad, es aconsejable que la publicación de la revista sea mensual y a lo más cada dos meses (en este caso hay que privilegiar la información más reciente), ya que así la revista estará más presente en la cotidianeidad de los empleados.

Por último, en términos de estilo, como todo medio escrito debe apelar a la claridad y concisión, así como ajustarse a un modelo sencillo, que tendrá que desarrollarse en forma progresiva.

Aunque en el futuro la revista institucional no debiera desaparecer, por su simbolismo, tradición e impacto comunicacional; algunas empresas optan por la publicación de la misma revista, pero en formato electrónico, la que obviamente tiene un menor costo y es de más rápida elaboración. En mi opinión ambos formatos (papel y electrónico) pueden coexistir perfectamente, incluso se potencia la comunicación, ya que aquellos que no les gusta el papel la pueden ver en su computador y, a la inversa, aquellos que todavía prefieren hojear el papel la pueden tener en sus manos.