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miércoles, 3 de septiembre de 2008

Intranet (concepto, beneficios y planificación estratégica), parte 2


¿Cuál (es) deben ser los objetivos de una Intranet?

En mi opinión esta herramienta debería tener dos objetivos centrales. Por una parte, ser un punto de encuentro para todos los empleados de la empresa, es decir la principal herramienta comunicacional interna, donde interactúen (transversalmente) personas y equipos de personas, y donde se agilicen y gestionen en mejor forma tareas, procesos y proyectos (gracias a la velocidad de las comunicaciones y por ende a la más rápida toma de decisiones). En este sentido, la Intranet tiene un trascendental papel, ya que es el medio base de la gestión estratégica de la comunicación interna, y por donde pasará la mayor parte de las acciones operativas de los diferentes ámbitos de gestión, tales como la difusión del proyecto estratégico, la difusión de la cultura e identidad corporativa, la gestión comunicacional del cambio, la gestión comunicacional del clima laboral, reputación interna, y RSE interna, entre otros.

Y, por otra parte, ser un centro de trabajo –biblioteca de conocimientos corporativos de la empresa-, donde cada empleado encuentre, aporte, comparta, gestione y valorice ideas y conocimientos. En la actualidad está de moda en las empresas la gestión del conocimiento, es decir la implementación en la organización de un sistema de conocimiento compartido. Hay que aclarar, eso sí, que la gestión del conocimiento va mucho más allá del almacenamiento y manipulación de datos. Se trata de reconocer algo que está la mente de las personas y convertirlo en activo empresarial, al que puedan acceder y utilizar un número mayor de personas. En este contexto, según Amaia Arribas,  las web internas benefician a la gestión del conocimiento en dos cuestiones fundamentales: “una es en las noticias -lo que pasa en la compañía- y la otra es la información que se necesita para hacer el trabajo diario. Datos e información desarrollados en una red interna es un método imprescindible para capturar y almacenar el conocimiento”. Según ella, un Intranet sirve como punta de lanza de trabajos cooperativos y fuente de depósito de capital humano. “Permite intercambiar experiencias, y por tanto conocimiento y facilita la comunicación, entendida como la posibilidad de participación, donde se intercambian vivencias, experiencias y objetivos comunes”.

Otros objetivos no menos importantes debieran ser:  reforzar la cultura corporativa (implicando al personal de la organización), agilizar la información interna (mediante la ampliación del acceso a la misma, la comunicación y el flujo de trabajo entre los empleados y la empresa) y optimizar los procesos (potenciar el trabajo diario de los empleados reduciendo los tiempos, gestionando la información e incrementando la calidad de la gestión).

 Equipo de trabajo: después de definir los objetivos de la Intranet corporativa vendrá la conformación de un equipo, ojalá multidisciplinario (un jefe de proyecto –de la DIRCOM-, más un encargado de tecnología y dos o tres coordinadores), quienes deberán guiar el proyecto estableciendo metas de trabajo claras y cuantificables, de acuerdo a un cronograma aprobado por todas las áreas o departamentos involucrados. En este sentido, es necesario señalar que resultará muy importante, para la viabilidad y legitimidad interna del proyecto, que los plazos y metas definidas se cumplan cabalmente, tema que dependerá en gran medida de la efectividad y rigurosidad del equipo a cargo del proyecto.

Audiencia objetivo y contenidos: dentro de las tareas que deberá abordar el equipo multidisciplinario, dirigido por la unidad de comunicaciones internas, estará la delimitación de loa públicos objetivos. En este sentido, hay que aclarar que en una Intranet no hay usuarios típicos, ya que los mismos empleados pueden tener diferencias de edad, sexo, raza, nacionalidad, etc. Por esta razón los contenidos y funcionalidades de la Intranet deberán apuntar a satisfacer las necesidades globales de todos estos usuarios “tipo”.

Pero el equipo también deberá definir la estructura de contenidos que tendrá la intranet . En la actualidad existen distintas visiones sobre cómo ordenar la información que irá en el portal interno. A mi juicio, la más conveniente es la "estructura en cascada", que va de un nivel de información general hacia un más específico y particular. El primer nivel o menú contendrá la información general relativa a la empresa (“Tu empresa”), que incluirá: historia, hitos principales, propiedad, filosofía empresarial, rol en la industria y en los diferentes mercados, principales productos y servicios y principales ejecutivos. El segundo menú (“Tú unidad funcional”) incluirá las diferentes unidades funcionales (recursos humanos, operaciones, comercial y de marketing, administración y finanzas, tecnología y comunicaciones) con sus respectivos módulos (que incluyen misión, función, metas, proyectos y principales ejecutivos). El tercer nivel (Tú área o departamento”) contendrá a las diferentes  áreas, departamentos o subgerencias, donde se incluirá información relativa a proyectos transversales, cumplimiento de tareas, indicadores de gestión y bajada de información. El cuarto nivel (Tú equipo de trabajo”) tendrá información relativa a los equipos de trabajo e incluirá cumplimiento de metas., objetivos y tareas; capacitaciones y sugerencias y dudas –información ascendente-. Por último, el quinto nivel o menú (Tú), incluirá una página personal o weblog interno, donde el empleado podrá comunicar restringida o libremente sus preocupaciones, dudas, proyecciones, satisfacciones, etc.

En la portada o página principal irán, según este modelo, secciones fijas como: las noticias de la empresa, los beneficios para los empleados, galerías de fotos con eventos de la empresa, un área de entretención (juegos, chistes, acertijos, etc,), un área de interacción (encuesta, foro, y  buzón de sugerencias, etc), la foto del empleado de la semana o el mes y un área multimedia (videos, chat y audio). Hay que destacar que este modelo es una de muchas alternativas de cómo estructurar los contenidos de una Intranet.

En relación a los funcionalidades, hoy existe consenso en que una Intranet debe contar, a lo menos, con: diversas fuentes de información internas y externas, información clasificada en directorios, búsqueda avanzada, personalización explícita (agentes) y dinámica (perfiles), alertas, seguridad, integración de aplicaciones del negocio, integración de aplicaciones de soporte a usuarios, colaboración/gestión del conocimiento, gestión de contenidos (portales verticales), sistemas de flujos de trabajo, integración de comercio electrónico y parilla de medios interactivos.

Continuará...

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