Otros benéficos de la Intranet son:
- Ahorro: elimina documentación física (papel) y restringe el uso de impresoras para la distribución de información diaria dentro de la empresa.
- Orden: El usuario de la Intranet encuentra todo lo que necesita, ya que la información se encuentra más organizada y seleccionada.
- Actualización: la información (el conocimiento) puede ser actualizado en tiempo real, lo que facilita en gran forma la toma de decisiones y el trabajo en equipo.
- Comunicación: gracias a sus sistemas de mensajería en línea puede ofrecer comunicación interna y externa en tiempo real y diferido y completamente integradas.
- Control: la información confidencial y estratégica no se halla dispersa ni en pocas manos, sino en un único lugar y con todos los controles de seguridad necesarios. Se sabrá en todo momento el estado real de un proyecto, ya que la información de consulta y modifica en tiempo real.
- Colaboración: permite aprovechar la experiencia intelectual individual de todos los empleados y tenerla disponible para su utilización global (los usuarios pueden crear y manejar sus propios contenidos y compartirlos con los demás –weblogs internos-).
- Efectividad: permite que se acaben los asuntos pendientes y las excusas de falta de información para desarrollar un proyecto determinado.
- Eficiencia: se eliminan en un porcentaje elevado los métodos de trabajo tradicionales y poco eficientes (teléfono, reuniones de pasillo, etc.), ya que el acceso a la información actualizada es útil, rápido y sencillo.
- Facilidad: con sólo saber manejar un navegador, el usuario podrá trabajar en una Intranet. Y con un poco más de conocimientos podrá ingresar información y conocimientos personales y compartirlos con los demás.
- Flexiblidad: es una herramienta que se ajusta a las necesidades y requerimientos de cada empresa, pudiendo darse el caso de Intranet simples, hasta poderosas web internas colaborativas y con sofisticadas aplicaciones. En ambos casos, eso sí, juega un papel fundamental el adecuado mantenimiento y actualización de contenidos, aplicaciones y diseño gráfico.
- Rendimiento: todo material que exista en una empresa (libro, catálogo, manual, memoria, etc.) puede implementarse sin mucho esfuerzo en la Intranet, la que les agrega valor y capacidad de gestión a éstos.
- Participación: la Intranet permite que cada uno de los empleados pueda crear e integrar información y compartirla con los demás.
- Razonable Inversión: no requiere de una inversión costosa y además se amortiza rapidamente- El gasto en equipamiento es muy bajo en comparación a otras tecnologías, al tratarse de un sistema abierto que suele preservar al ya existente.
- Seguridad: hoy todas las Intranet incorporan medidas de seguridad para proteger la información coroporativa. Esto es: seguridad física (claves, y contraseñas secretas), seguridad electrónica (que evita el acceso a los datos a personal no autorizado y protege las transmisiones) y seguridad de sistema (Firewalls que restringen y controlan el tráfico de datos de la Intranet). En general, los requisitos de seguridad que debe incorporar cualquier intranet son: confidencialidad (garantía que los datos no sean comunicados erróneamente a usuarios no deseados), integridad (protección de los datos para evitar posibles corrupciones o cambios no autorizados), autenticación (confianza absoluta para usuarios, servidores y clientes) y verificación (comprobación de que los mecanismos de seguridad son sólidos y potentes y que están debidamente implementados).
- Escalabilidad: permite aumentar tanto el número de usuarios como la cantidad de aplicaciones integradas en forma infinita.
- Retroalimentación: posibilita la gestión de feedback, por parte de usuarios internos, clientes, proveedores y otros agentes externos a la empresa.
Además, la Intranet hace que las empresas modifiquen y enriquezcan la relación con sus empleados. Las personas producen, encuentran y utilizan información, es decir se vuelven actores, cuando antes eran meros espectadores en el plano comunicativo. Además, para las empresas la Intranet presenta la ventaja que es una nueva forma de canalizar la comunicación interpersonal, donde la información es transversal, y en la que todos los trabajadores son suministradores de información.
Un aspecto clave en la gestión de Intranet es la implementación, la que si no es realizada en forma correcta y eficiente puede acarrear serias y negativas consecuencias.
¿Qué se debe evitar a la hora de implementar una Intranet?
- Instalar una Intranet sin sopesar su complejidad comunicacional y las profundas transformaciones que conlleva (alteración de la jerarquía y cultura de la empresa).
- Sobrecargarla de información, lo que puede derivar en distracción y desaprovechamiento del tiempo. La facilidad para publicar información puede provocar problemas en la asimilación de los datos por parte del empleado y la falta de un orden o estructura en los datos puede producir anarquía de información. Para evitar esto, es necesario realizar una investigación de todos los datos relevantes, actualizados y precisos de todas las fuentes de información disponibles, de acuerdo a las necesidades de la empresa.
Planificación de un proyecto Intranet
Para iniciar en buena forma un proyecto Intranet, antes se debe consolidar al interior de la empresa el proyecto que se pretende realizar, definiendo los objetivos, los destinatarios, el equipo encargado, la estructura de contenidos, etc..
¿Cuál (es) deben ser los objetivos de una Intranet?
Continuará.....
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