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martes, 2 de septiembre de 2008

Intranet (concepto, beneficios y planificación estratégica)


El portal del empleado o la web interna es hoy el principal medio de comunicación interna de las empresas, relegando -hace buen tiempo- a un segundo plano a las revistas institucionales. La Intranet es, como lo dice su denominación en inglés, una red interna de información y colaboración, que utiliza estándares, protocolos y programas de Internet; y que permite organizar, planificar, gestionar y valorizar la información interna de una organización.

En la actualidad y, cuando ya han transcurrido varios años desde su gradual introducción en las empresas de todo el mundo, las Intranet han consolidado la gran transformación que ellas supusieron en las comunicaciones internas y la concepción del trabajo. Todo ello, gracias a sus posibilidades de intercambio de información y cooperación entre equipos, poniendo en manos del trabajador toda la información que necesita de una manera sólida y rápida. Este gran desarrollo de la Intranet tiene sus fundamentos en diversas variables que dominan hoy el mundo empresarial como la gestión de la información, el avance sostenido de las tecnologías y las comunicaciones, la rapidez de los cambios estratégicos en las organizaciones (producto de la globalización de los mercados y la hipercompetitividad) y la necesidad creciente en las empresas de disponer de un eficiente y confiable mecanismo para la gestión de la comunicación interna.

¿Cuáles son los beneficios de una Intranet?

Los beneficios que una Intranet aporta a la empresa, y especialmente a la comunicación interna, son suficientemente importantes como para que las organizaciones se planteen tiempo y esfuerzos en explotar este recurso. Con ella, principalmente, se aumenta el volumen y flujo de información, se comparten conocimientos y se logra la comunicación multidireccional.

Otros benéficos de la Intranet son:

  • Ahorro: elimina documentación física (papel) y restringe el uso de impresoras para la distribución de información diaria dentro de la empresa.
  • Orden: El usuario de la Intranet encuentra todo lo que necesita, ya que la información se encuentra más organizada y seleccionada.
  • Actualización: la información (el conocimiento) puede ser actualizado en tiempo real, lo que facilita en gran forma la toma de decisiones y el trabajo en equipo.
  • Comunicación: gracias a sus sistemas de mensajería en línea puede ofrecer comunicación interna y externa en tiempo real y diferido y completamente integradas.
  • Control: la información confidencial y estratégica no se halla dispersa ni en pocas manos, sino en un único lugar y con todos los controles de seguridad necesarios. Se sabrá en todo momento el estado real de un proyecto, ya que la información de consulta y modifica en tiempo real.
  • Colaboración: permite aprovechar la experiencia intelectual individual de todos los empleados y tenerla disponible para su utilización global (los usuarios pueden crear y manejar sus propios contenidos y compartirlos con los demás –weblogs internos-).
  • Efectividad: permite que se acaben los asuntos pendientes y las excusas de falta de información para desarrollar un proyecto determinado.
  • Eficiencia: se eliminan en un porcentaje elevado los métodos de trabajo tradicionales y poco eficientes (teléfono, reuniones de pasillo, etc.), ya que el acceso a la información actualizada es útil, rápido y sencillo.
  • Facilidad: con sólo saber manejar un navegador, el usuario podrá trabajar en una Intranet. Y con un poco más de conocimientos podrá ingresar información y conocimientos personales y compartirlos con los demás.
  • Flexiblidad: es una herramienta que se ajusta a las necesidades y requerimientos de cada empresa, pudiendo darse el caso de Intranet simples, hasta poderosas web internas colaborativas y con sofisticadas aplicaciones. En ambos casos, eso sí, juega un papel fundamental el adecuado mantenimiento y actualización de contenidos, aplicaciones y diseño gráfico.
  • Rendimiento: todo material que exista en una empresa (libro, catálogo, manual, memoria, etc.) puede implementarse sin mucho esfuerzo en la Intranet, la que les agrega valor y capacidad de gestión a éstos.
  • Participación: la Intranet permite que cada uno de los empleados pueda crear e integrar información y compartirla con los demás.
  • Razonable Inversión: no requiere de una inversión costosa y además se amortiza rapidamente- El gasto en equipamiento es muy bajo en comparación a otras tecnologías, al tratarse de un sistema abierto que suele preservar al ya existente.
  • Seguridad: hoy todas las Intranet incorporan medidas de seguridad para proteger la información coroporativa. Esto es: seguridad física (claves, y contraseñas secretas), seguridad electrónica (que evita el acceso a los datos a personal no autorizado y protege las transmisiones) y seguridad de sistema (Firewalls que restringen y controlan el tráfico de datos de la Intranet). En general, los requisitos de seguridad que debe incorporar cualquier intranet son: confidencialidad (garantía que los datos no sean comunicados erróneamente a usuarios no deseados), integridad (protección de los datos para evitar posibles corrupciones o cambios no autorizados), autenticación (confianza absoluta para usuarios, servidores y clientes) y verificación (comprobación de que los mecanismos de seguridad son sólidos y potentes y que están debidamente implementados).
  • Escalabilidad: permite aumentar tanto el número de usuarios como la cantidad de aplicaciones integradas en forma infinita.
  • Retroalimentación: posibilita la gestión de feedback, por parte de usuarios internos, clientes, proveedores y otros agentes externos a la empresa.

Además, la Intranet hace que las empresas modifiquen y enriquezcan la relación con sus empleados. Las personas producen, encuentran y utilizan información, es decir se vuelven actores, cuando antes eran meros espectadores en el plano comunicativo. Además, para las empresas la Intranet presenta la ventaja que es una nueva forma de canalizar la comunicación interpersonal, donde la información es transversal, y en la que todos los trabajadores son suministradores de información.

Un aspecto clave en la gestión de Intranet es la implementación, la que si no es realizada en forma correcta y eficiente puede acarrear serias y negativas consecuencias.

¿Qué se debe evitar a la hora de implementar una Intranet?

  • Instalar una Intranet sin sopesar su complejidad comunicacional y las profundas transformaciones que conlleva (alteración de la jerarquía y cultura de la empresa).
  • Sobrecargarla de información, lo que puede derivar en distracción y desaprovechamiento del tiempo. La facilidad para publicar información puede provocar problemas en la asimilación de los datos por parte del empleado y la falta de un orden o estructura en los datos puede producir anarquía de información. Para evitar esto, es necesario realizar una investigación de todos los datos relevantes, actualizados y precisos de todas las fuentes de información disponibles, de acuerdo a las necesidades de la empresa.

Planificación de un proyecto Intranet

Para iniciar en buena forma un proyecto Intranet, antes se debe consolidar al interior de la empresa el proyecto que se pretende realizar, definiendo los objetivos, los destinatarios, el equipo encargado, la estructura de contenidos, etc..

¿Cuál (es) deben ser los objetivos de una Intranet?

Continuará.....

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