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martes, 7 de octubre de 2008

"Personas, máquinas y herramientas de participación"


Uno de los objetivos estratégicos de la comunicación interna es motivar y desarrollar comportamientos afines con los objetivos de la empresa. Uno de ellos es la participación, que se funda en la motivación y que ayuda a propiciar ambientes laborales estables y productivos. En este contexto, los invito a leer el interesante artículo de la comunicadora española Helena López -Casares Pertusa, Licenciada en Ciencias de la Información y máster en Marketing y Comunicación. Ella inaugura nuestra nueva sección "Artículos escogidos sobre comunicación interna".

"Para crear un buen clima de trabajo, existen distintas herramientas eficaces a la hora de estimular la participación de los empleados y hacer que se sientan más involucrados en su trabajo, ya que en definitiva, son quienes más conocen la empresa.

La comunicación interna está íntimamente ligada con la gestión del activo humano y tiene mucho que ver con los estilos de dirección empresarial que se apliquen en cada organización.

No nos engañemos, dependiendo de cómo sea el estilo de dirección, así será el tono de la comunicación y el clima que se genere. Esta afirmación se ha repetido tanto en artículos, libros y conferencias, que traerla de nuevo aquí, sinceramente, aburre un poco.

Pero es que parece que a algunos directivos, que no líderes, por un oído les entra y por otro les sale. Cuesta tanto crear un buen clima como uno malo, es decir, para tener un buen clima no hace falta invertir ingentes cantidades de dinero, ni contratar más personal, ni trastocar los planes estratégicos del negocio. Por si alguno aún no se ha dado cuenta, sólo hay que pensar en las personas, claro que esto puede suponer un esfuerzo agotador para algunos.

El caso de Marta

Marta salió del despacho de su jefe acelerada por la pequeña discusión que habían tenido. Aquella mañana había entrado a hablar con él con la intención de comentarle que tenía que mover sus vacaciones e incorporarse un poco más tarde, ya que tenía unas gestiones familiares que resolver. La petición concreta era irse de vacaciones una semana más tarde de lo que ella había previsto inicialmente, lo que suponía regresar al trabajo una semana más tarde.

Marta se encontró de bruces con una negativa tajante, ya que era norma de la empresa que nadie se pudiera coger días de septiembre y al volver una semana más tarde de lo previsto, las vacaciones de Marta consumían los primeros días de ese mes.

Marta no lo hacía por capricho, tenía que ser así, pero la puerta de la posibilidad se le cerró a cal y canto. Eran normas de la empresa y el jefe no tenía la culpa de que así fuera.

El resultado fue la frustración de Marta, el sentirse tratada como una máquina, sin más función en esta vida que el enchufarse para trabajar y el desenchufarse para dormir. "Si al menos hubiera una razón de peso" -pensaba Marta de camino a su casa.

Casos como éste demuestran que entre un sí y un no sólo existe la voluntad de complacer al otro. Si ese jefe le hubiera dicho que sí, Marta estaría contenta, con una preocupación menos y sentiría que la empresa está con ella. La negativa desencadena toda una espiral de reacciones negativas que la hunden en un estado que puede variar desde la ira hasta la más profunda tristeza.

La participación

Cada día somos testigos de situaciones similares a ésta, que poco se acercan a lo que se pregona o hacia donde dicen los teóricos que se aproxima la empresa, hacia el humanismo.

Hace ya varios años que una compañía de trabajo temporal realizó una encuesta entre los 20.000 empleados de sus oficinas de todo el mundo para saber qué esperaban éstos de la empresa. Las conclusiones extraídas de la encuesta ponían de manifiesto que los empleados querían trabajar en una empresa que les respetara como personas, contara con ellos en la gestión y les diera libertad en su campo de actuación a la hora de innovar y aportar cosas nuevas.

Claro que esto sólo es posible en aquellas compañías en las que el clima no esté contaminado y en las que la confianza y la comunicación formen parte de su esencia.

La participación de los empleados se hace efectiva a través de herramientas e iniciativas diseñadas específicamente para tal fin. Estas herramientas fomentan la comunicación vertical ascendente, alzando la voz de abajo hacia arriba.

El buzón de sugerencias es una práctica antigua, simple y sencilla de poner en marcha, pero muy directa y eficaz, si realmente se tiene en cuenta. Es una vía por medio de la cual los trabajadores expresan sus visiones particulares de los problemas y modo de solucionarlos a través de mensajes generalmente anónimos.

El buzón, tradicionalmente, ocupaba en las empresas un lugar visible para que los empleados pudieran hacer uso del mismo. Actualmente, muchas compañías lo han integrado en su Intranet, haciendo de él un buzón virtual.

En él, los trabajadores se deben sentir libres para comentar sus dudas, expresar sus inquietudes o realizar aquellas sugerencias que consideran importantes para el buen desarrollo de su empresa.

Las encuestas conforman una fuente de información muy útil para la dirección. Se trata de cuestionarios en los que preguntamos por un asunto concreto. Hay encuestas de medición de clima, de satisfacción, de seguimiento profesional... Lo ideal es que sean anónimas, a fin de que los participantes no se sientan observados y puedan gozar de libertad a la hora de realizar sus afirmaciones sin temor a posibles represalias.

Los círculos de calidad son una idea muy innovadora que consiste en grupos de trabajo multidisciplinares que se reúnen periódicamente con el fin de detectar problemas y proponer soluciones. Estos círculos están compuestos por personas pertenecientes a diversos departamentos, que aportan diferentes perspectivas, lo que enriquece la sesión.

Los programas de ideas de mejora son otro instrumento para la participación interna. Se pueden estructurar de la siguiente manera: se remiten las ideas a un departamento encargado de su recepción y clasificación, que las envía a un grupo de evaluación. Si la idea es aceptada se pasa a otro departamento para su puesta en marcha. En caso de que sea rechazada se pasa de nuevo al departamento encargado de la recepción de ideas, que informa a sus autores de las razones por las que no ha sido aceptada, a la vez que les agradece su aportación.

Muchas compañías premian las sugerencias llegadas de los empleados y que son viables, que ahorran a la empresa dinero, tiempo, descenso en sus niveles de contaminación, mejora del entorno laboral o de la relación con sus clientes, entre otras ventajas.

Los concursos de ideas, que dan rienda suelta a la creatividad de los empleados son muy útiles para la generación de ideas que tengan que ver con un cambio en el diseño de embalajes, lanzamiento de nuevos productos, campañas de publicidad, nuevos eslóganes, nombres de revistas internas, etc.

Suelen funcionan de la siguiente forma: la empresa convoca a los empleados a un concurso para que le aporten ideas y sugerencias sobre un tema específico. Por ejemplo, supongamos que una compañía de alimentación quiere modernizar el envase en el que comercializa su leche condensada y desea que sean los empleados los que sugieran las ideas. Para ello, diseñará un concurso con unas bases y especificaciones concretas, aclarando dónde y cómo se pueden enviar las aportaciones.

Los concursos de ideas se premian porque la empresa es la que insta a los empleados a que participen. Se suelen utilizar diferentes incentivos: viajes, cheques regalo, remuneraciones en dinero...

Las reuniones son el instrumento de comunicación interna más difundido y conocido en el mundo empresarial. La comunicación cara a cara es muy valorada y en función de esta importancia hay que realizar reuniones periódicas con la plantilla en las que la mayor parte del equipo esté presente.

En ellas se debe buscar la participación de todos con preguntas y sugerencias. Las reuniones se deben preparar previamente marcando su objetivo principal y desglosándolo en una serie de puntos que conforman el orden del día. Conviene difundir la noticia de la celebración de la reunión y su contenido con anterioridad para que los convocados puedan reflexionar sobre los puntos a tratar con el fin de sacar el máximo beneficio y evitar una pérdida de tiempo.

Dentro de las reuniones podemos englobar las iniciativas con nombre que algunas compañías están poniendo en marcha, como el desayuno corporativo, una actividad que consiste en presentar y exponer asuntos de interés para los empleados en torno a algo tan agradable como un desayuno.

En este tipo de actos, cuya duración media se puede situar en torno a una hora, se suele hablar, por ejemplo, de proyectos que han concluido con éxito, planes de marketing, acciones comerciales, cambios en precios y lanzamiento de ofertas, nuevas políticas o procedimientos. Suponen una excelente oportunidad para hablar con otras personas con las que normalmente nos relacionamos poco y para comentar en un ambiente algo más distendido los avatares del día a día.

Una idea bastante revolucionaria es dar entrada a todos los empleados que lo soliciten a las reuniones del comité de dirección de la compañía. Ésta es una forma de desmitificar este tipo de encuentros de alta dirección que han estado velados por un secretismo mal entendido. Ayuda a humanizar la empresa y a dar un paso adelante en detrimento del modelo tradicional de comunicación empresarial, que consiste en enviar un mensaje unidireccional sin la más mínima retroalimentación.

Estas son algunas de las herramientas de participación que las empresas contemplan, pero, sin duda, esto no es una práctica cerrada y en manos de las empresas está el idear e inventar nuevos instrumentos de participación que nos lleven a crear cohesión y sinergias entre todos y cada uno de los integrantes del sistema empresarial.

Como apunte final conviene recordar el caso de Marta y ser conscientes de que sobre cimientos que se tambalean, cualquier edificación que se construya corre peligro de derrumbe.

Si decidimos tratar a las personas como máquinas, al final, tendremos eso, pero debemos pensar que el compromiso, la ilusión y la motivación son características propias de los humanos de las cuales las máquinas, por el momento, carecen".

Por Helena López-Casares Pertusa

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