En estos tiempos de duros desafíos económicos, las organizaciones se están enfocando sólo en aquellas cosas que son estrictamente críticas para el éxito del negocio y que impactan en los clientes. Para apoyar estos objetivos muchas áreas de comunicaciones internas han debido realinear sus prioridades y centrarlas sólo en las necesidades estratégicas. Una manera efectiva para lograr esto es desarrollando un plan estratégico que ayude a privilegiar estas prioridades (el que incluya un mapa de acciones que asegure el logro de los objetivos y mediciones sistemáticas que demuestren los buenos resultados). Para conseguir esto, la investigadora inglesa Chris Gay propone cuatro pasos claves:
1. Evaluar el entorno
El primer paso es asegurarse de que se cuenta con toda la información necesaria para poder desarrollar la estrategia de comunicación. Es aconsejable analizar qué está pasando en el entorno externo (la industria y el mercado), ya que cualquiera de esos ámbitos puede llegar a impactar en la estrategia. Luego, el ideal es realizar un "assessment" sobre las necesidades internas de la organización, para comprender bien cuales son las claves de la estrategia empresarial y los objetivos estratégicos de la compañía en los siguientes 12 meses.
Después de realizar lo anterior, es bueno centrar la mirada en el propio departamento de comunicaciones, para potenciar las fortalezas, aprovechar las oportunidades de gestión y enfrentar los desafíos que se presentan. Toda esta información ayudará a focalizar lo importante y a disponer de los recursos humanos para abodar la tarea.
2. Desarrollar un mapa guía
Con base en la información relevada, se podrá proyectar una situación deseada para el mes 12, determinándose la brecha existente entre el momento actual y el estado al que se pretende llegar. Esto permitirá desarollar los objetivos de comunicación para todo el año. Es recomendable evaluar bien dichos objetivos para asegurarse de que son realistas, relevantes y medibles.
Después, habrá que definir las tácticas y acciones específicas para cada objetivo de comunicación. Puede darse el caso de que la lista de acciones y actividades sea muy extensa e inabordable para los recursos que se disponen. En este caso es útil planificar las actividades según dos criterios: el nivel de impacto en el negocio y el número de recursos requeridos para tal acción.
También será crítico identificar cualquier potencial obstáculo para la implentación de la estrategia comunicacional y asegurarse de que el plan considera cada uno de ellos. Finalmente, será imprescindible desarrollar ciertas métricas e indicadores que permitan medir con éxito el logro de los objetivos planteados inicialmente.
3. Alinear a los líderes
Obtener el apoyo y compromiso de los gerentes será vital para el éxito de la estrategia comunicativa. En este sentido, será de gran utilidad identificar a aquellas personas (gerentes) que puedan convertirse en promotores y facilitadores, dentro del equipo directivo. Con ellos hay que definir en forma rápida qué rol jugarán y diseñar un plan que asegure que el resto de los directivos se alinearán efectivamente con la estrategia.
4. Ejecución de la estrategia
Esta etapa incluye el lanzamiento de la estrategia comunicativa (hito), el desarrollo programado y riguroso de todas las actividades que se planificaron (medios, acciones y capacitaciones) y las mediciones de seguimiento de cada una de las acciones implementadas.
Hay que tener en mente que el desarrollo de un plan estratégico de comunicación interna es en sí un proceso, que casi siempre requerirá ajustes por factores internos u externos. Pero, sin duda, toda la inversión en tiempo y en esfuerzo humano se verá recompensada al final con el logro exitoso de los resultados que se fijaron al inicio del proyecto.
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