Guía para desarrollar una estrategia de comunicaciones internas

1. Sensibilizar sobre la comunicación interna

• Demostrar el impacto real que tiene la gestión de CI, especialmente cuando hay que comprometer a las personas intelectual y emocionalmente, y lograr el cambio en los comportamientos.
  
• Buscar buenos ejemplos prácticos, idealmente de empresas con prestigio en el mercado, ya sea públicas o privadas.
  
• Ser claro a la hora de definir qué es lo que motiva la nececidad de mejorar las comunicaciones internas (eficiencia operacional, transmisión de la esrategia, deficiencia en el clima laboral, cambio organizacional, crisis, etc.).
  
• Ser honesto y pensar qué pasaría si no se hace nada, ¿existe realmente la necesidad en la organización que justifique la inversión económica y el esfuerzo humano que se pretende realizar?.

2. Definir y acordar los propósitos de comunicación

• Los propósitos y estándares son esenciales para delimitar los indicadores de calidad por los cuales la gestión de comunicación interna será medida. Ellos aportan una guía indispensable para el estilo, tono y manera que alcanzará la comunicación – la que idealmente dede reflejar los valores corporativos (cultura e identidad).
  
• Decidir cual es el criterio que más importa (relevancia, apertura, accesibilidad, oportunidad, etc.).

3. Definir los objetivos

• Estos deben ser equilibrados en su número, pero precisos y simples en su naturaleza.
  
• Deben ser directos y explícitos y siempre conectados a los objetivos estratégicos del negocio.
  

4. Determinar los mensajes claves

• Decidir qué mensajes claves necesitan conocer y entender los empleados.
  
• Ser claro acerca de lo que se quiere comunicar, de los beneficios que conlleva el mensaje y qué se busca conseguir como resultado final.
  
• Asegurarse se que la comunicación interna está alineada con la comunicación externa (coherencia entre identidad e imagen).
  

5. Entender la audiencia

• Conocer a cabalidad al público interno (sino cualquier intento será insuficiente e inapropiado). Definir: audiencias internas críticas, cómo nuestro mensaje impactará en ellas y cuáles son los asuntos o temas claves que estas necesitan mejorar.
  
• Cuáles son sus respectivas preferencias y necesidades comunicativas, en términos de herarmientas (medios, acciones y capacitaciones), estilos de comunicación, etc..
  

6. Seleccionar las herramientas (medios, acciones y capacitaciones) 

• Explorar todas las posibilidades de medios y acciones internos que puedan usarse (existentes y nuevas) para transmitir el mensaje a las diferentes audiencias internas. Recordar siempre que los empleados centran siempre su atención en el jefe directo cuando el mensaje tiene alto interés para ellos.
  
• Especificar para cada medio y acción: rol, objetivo, tipo de mensaje, estilo y medición.
  
• Definir y diseñar las capacitaciones que se requieren (coaching, seminarios o talleres).

7. Diseñar el plan de acción

• Este es el programa o plan  de acción integrada de comunicación interna, el que debe estar siempre conectado a los objetivos de comunicación.
  
• Dene ser específico y contener el detalle de todas las actividades de comunicación interna (medios, acciones y capacitaciones) y de necesidades logísticas (trabajo interno, tiempos, soporte requerido, responsabilidades, recursos humanos y económicos requeridos, etc.).
  

8. Medir el impacto de la comunicación

• Las mediciones deben estar conectadas con los principios y objetivos de comunicación.
  
• Las herramientas y técnicas (cuantitativas o cualtitativas) deben estar determinadas por las característicasy necesidades propias de cada actividad.
  

9. Revisar de los plazos 

• Consolidar una tabla de tiempo para cada actividad, que esté en sintonía con el ciclo del negocio y los objetivos estratégicos; y que sea práctica en términos del tiempo y los recursos destinados para su efectiva inplementación.