Quiero compartir un brillante artículo del consultor e investigador canadiense Ron Shewchuk, que se titula: Dear CEO: a letter about employee communication, es decir "Querido gerente general: una carta acerca de la comunicación interna". La nota, publicada recientemente en el Journal of Employee Communications Managment representa una guía para un directivo que se decide a abordar con seriedad la comunicación interna de su empresa. Shewchuk plantea, a través de nueve consideraciones o consejos, cómo los gerentes deben comunicarse con sus trabajadores.
1. Piense la comunicación interna como si estuviera tomando decisiones de negocios, no como algo que hay que abordar como consecuencia de una decisión determinada. Esto implica integrar a los empleados en el proceso de toma de decisiones, considerar sus percepciones. Esto trareá como consecuencia que los empelados se sientan parte de las decisiones de la empresa y que asuman su trabajo con más motivación y emprendimiento. Además, se fortalecerá su liderazgo y se desarrollarán sus habilidades de comunicación.
2. Imprima a su equipo de comunicaciones un estilo más proactivo y con mayor capacidad de gestión (combata la reactividad). Fíjele a su Dircom objetivos que apunten a lograr mayor cercanía con los empleados (insider), de tal forma que usted tenga la oportunidad de aprender cómo sus trabajadores responden a sus decisiones. En este sentido, una buena estrategia es hacer depender de usted al encargado de comunicación interna.
3. Reconozca que hoy los empleados de su empresa no necesitan compartir sus valores. Si su comunicación se basa en pensar que sus empleados deben pensar como usted corre el riesgo de alienarse y perder sintonía con sus colaboradores.
4. Entienda bien qué piensan sus empleados. Incentive a su Dircom para que le ayude a escuchar a los trabajadores, con el objeto de conocer cómo ellos perciben a la compañía. Use esa información para informar sus decisiones y comunicarse con ellos. Apóyese en estrategias como: visitas sorpresa, desayunos, focus group, entrevista, etc.. Muéstrele a sus empleados que usted escucha y está atento sus demandas y necesidades.
5. Inicie una real conversación con sus empleados. Una de las mejores estrategias es hablar sobre el futuro de la compañía, ya que lo conecta con los desafíos y sueños de su gente. Una alternativa eficiente es apoyarse en las herramientas tecnológicas, como los blogs corporativos, eso sí no debe olvidar por ningún motivo la comunicación cara a cara (reuniones, jornadas informativas, visitas, desayunos, etc.).
6. Deje de bloquear Internet. Hoy las personas llevan sus vidas a los puestos de trabajo, por lo que conectarse a Internet es un "cable a tierra" con la vida cotidiana. Limitar su acceso lo único que logra es desmotivar e inhibir la identificación con la empresa.
7. Improvise día a día la comunicación con sus reportes directos. Usted debe ser visible y poner el tono y la fuerza para toda la organización. De hecho la cultura y reputación de la compañía dependen de sus acciones y palabras. Una buena manera para lograr ésto es cuidando la comunicación con su equipo inmediato. Asegúrese de que cuando tome una decisión, todos estés alineados con ella y sean responsables de llevar el mensaje a sus respectivos equipos.
8. No sea reacio a contar toda la verdad. Cuando comunique grandes problemas o crisis no adorne o positivize los mensajes. Si no habla con franqueza y honestidad perderá su credibilidad.
9. Use un lenguaje claro. Sea cuiadoso con las palabras que dice, adaptando su estilo a las características propias de cada audiencia interna.
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