Dentro de las variables que más se trabajan en las estrategias y planes de comunicación interna orientados a la gestión del clima destacan:
a) La motivación: lla motivación se define como “conjunto de aspectos ambientales, que rodean al puesto de trabajo, lo que hace que un individuo actúe y se comporte de una determinada manera dentro de una organización. Requiere del diseño e implementación de un proceso multifacético que tiene implicancias individuales, administrativas y organizacionales”. Esto último alude al hecho de que la motivación no se obtiene por magia, sino que se logra gracias a un conjunto de actitudes y comportamientos voluntarios y planificados que apuntan, en todos lo ámbitos de la empresa, a:
-Integrar al individuo al grupo: un empleado que se siente integrado se identificará con su empresa y su equipo de trabajo y llevará con orgullo su “camiseta”. Además, en sus contactos personales fuera de la empresa gozará de los valores positivos atribuidos a su empresa, y en el interior de la organización sentirá orgullo y satisfacción de ser parte de su grupo de trabajo. En este sentido, se deben establecer estrategias y acciones comunicacionales que fomenten la integración general con la empresa y la integración específica con la unidad de trabajo. En la primera, un buen plan de inducción puede ser el resorte para que el nuevo empleado adquiera el sentimiento de pertenencia, ya que el conocimiento más profundo y detallado de la empresa o proyecto organizacional donde está inserto puede activar sentimientos de satisfacción, logro, proyección; y provocar conductas de participación activa e involucramiento. En la segunda, será primordial la capacitación en habilidades comunicacionales a los jefes o supervisores, quienes deberán acoger y recibir al nuevo empleado, pero también deberán preparar a los integrantes del equipo para que éstos estimulen al nuevo integrante y lo hagan sentir cómodo y parte del proyecto (la ayuda y coordinación de sus compañeros, para el conocimiento del rol específico por parte del nuevo empleado será fundamental en su integración y motivación).
-Adherirlo al proyecto: el empleado se sentirá más motivado si siente que su trabajo individual contribuye al éxito de un proyecto cuyos valores comparte. Esto facilitará que su trabajo lo movilice y que dé lo mejor se si para cumplir sus metas y objetivos. En este contexto será vital, desde el plano del plan comunicacional de gestión de clima, la explicación del proyecto (influencia directa en el trabajo personal, forma de organización del equipo para lograr el éxito) y la comunicación intensiva del proyecto (información regular sobre el estado de avance, los resultados ya obtenidos y las medidas que requieren corrección). Esta adhesión deberá repetirse en la unidad específica de trabajo, con el subsistema de valores, el subroyecto de trabajo y los subobjetivos propios del área (todos ellos derivados de la historia de la unidad en la empresa, de las orientaciones, del managment y del los valores específicos de cada cargo). En este último caso resultará fundamental la habilidad comunicacional del líder o supervisor para impregnar al empleado en esta subcultura.
Hay que dejar en claro que para que la adhesión se activa, tanto a nivel general como específico, será vital el rol de los ejecutivos y líderes de la organización, quienes mediante sus actos de comunicación, más la ayuda de los medios internos, deberán generar una dinámica de arrastre.
-Enriquecerlo: Hoy la sola remuneración no es suficiente para mantener motivados a los empleados, ya que éstos además necesitan perfeccionar en forma cotidiana su capital de experiencias, aprendizaje y progreso. Habrá motivación si la persona siente que se supera, que aprende a manejar nuevas tecnologías, que aprende a pensar de otra manera, que accede a nuevos conocimientos y que es considerada en nuevos proyectos. En este punto, un plan de comunicación de gestión de clima debe considerar actividades de comunicación libre y abierta en las diferentes unidades de la empresa (creando espacios de encuentro, apelando al trabajo en equipo y manteniendo informados a los miembros de la compañía). Pero también debe incluir actividades de escucha –a nombre de los gerentes y jefes- donde se considere y atienda las opiniones, sugerencias, inquietudes, dudas y reclamos de los empelados. La idea es que los trabajadores sientan que los consideran como personas únicas, con sensibilidad propia, con valores que deben ser respetados y como personas que generan un valor agregado importante para la empresa
b) La cooperación o trabajo en equipo: consiste básicamente en conductas y acciones, al interior de los grupos de trabajo, que favorezcan la ayuda mutua y la colaboración, con el fin de lograr los objetivos del equipo. Sin embargo, en el escenario actual de gran movilidad laboral y frecuentes reestructuraciones se tiende a desincentivar el trabajo en equipo, ya que lo que prima naturalmente es la competencia interpersonal. Por este motivo la gestión comunicacional del trabajo en equipo o cooperación debe abordarse necesariamente en conjunto con la alta dirección, para que se convierta en un elemento central del discurso interno. En ese contexto, el plan de comunicación de gestión de clima debe diseñar y elaborar estrategias y acciones para alentar y promover en forma permanente el trabajo de equipo, ya sea mediante acciones en los medios (entrevistas a grupos modelo, reportajes de logros obtenidos gracias al trabajo en quipo), implementación de campañas de incentivo –en conjunto con recursos humanos- o capacitaciones sobre competencias comunicativas para “equipos inteligentes”, entre las cuales se distinguen: la charla (para la socialización y la ceración del grupo humano), la divulgación (para la producción y captura de información), el diálogo (para la creación de un escenario compartido de significación), la discusión (para el análisis colectivo y la definición de líneas de acción-meta), la mediática (para la apropiación, creación, producción y uso inteligente de los medios de información y comunicación) y la metacomunicación (para la reflexión, evaluación, aprendizaje, construcción y mejora de las competencias comunicativas de los individuos y del equipo).
c) La participación: Es evidente que cualquier empleado de un a organización, en condiciones normales y objetivas, siente el deseo natural de ser parte de aquello donde tiene actividad y presencia. Por eso tiende a crear mecanismos de participación que le posibiliten hacerse notar y plantear y fundamentar sus puntos de vista o sugerencias para la mejor marcha de la empresa de la se siente parte. Ahora si la propia empresa le ofrece opciones de participación, obviamente se sentirá mucho mejor y se sentirá más a gusto con el clima laboral. Esta última es tarea de las comunicaciones internas, que en su plan de gestión de clima debe difundir y promover con claridad las distintas opciones de formas participativas que ofrece la organización
d) La confianza: Un ambiente de confianza entre la empresa y sus empleados y a menor escala entre jefes y subordinados, ayuda en gran forma a la construcción de un clima organizacional positivo y estable. Sin embargo, ello se logra sobre la base del trabajo diario de varias variables como la consistencia en los mensajes (coherencia entre el decir y el hacer), la imparcialidad en las decisiones (destierro del favoritismo en el trato, exigencias, oportunidades y reconocimiento), la justicia en el trato (evitar la benevolencia equivocada), la retroalimentación constante (reforzando los valores deseados y postulados guía de la empresa), la información permanente (sin censura ni sesgos) y de la capacidad para entregar confianza (dar confianza para recibir confianza a cambio). Desde la óptica del plan comunicacional de gestión de clima se puede establecer, para el ámbito general, una asesoría constante al equipo directivo. Ahora, en el caso específico de los diferentes grupos de trabajo, se puede optar por una capacitación intensiva en habilidades comunicacionales que generen confianza.
Para profundizar aún más en este tema, les recomiendo descargar el artículo "Clima laboral y estrategia de comunicación" de Miguel Angel Sánzhez de Armas.
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