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martes, 9 de septiembre de 2008

Gestión de la comunicación interna


En términos de gestión, la comunicación interna es una respuesta a la creciente complejidad de la empresa de hoy, que necesita organización y coordinación, por estar en el medio de una dinámica de cambios incesantes y rápidos. Por eso, hay que concebirla como un elemento que forma parte del sistema empresa en constante relación con los demás elementos, que facilita la interacción de los empleados con el proyecto empresarial, que posibilita la adaptación de la compañía a las rápidas y cambiantes exigencias del entorno y que cohesiona y dirige todas sus acciones al logro de los objetivos corporativos, destacando su función principal de difundir la estrategia general de la organización

La gestión de la comunicación interna será exitosa si consigue conseguir la credibilidad del discurso interno, favoreciendo que los mensajes lleguen a través de las acciones de comunicación descendente, ascendente y transversal con plena coherencia, significación y notoriedad a los públicos internos, para que estos puedan comprender la marcha del negocio y los retos de la organización.

Ella supone una serie de ventajas para la empresa, entre ellas: 

  • Flujos controlados de información.
  • Personal informado y conocedor de la realidad de la empresa.
  • Mejores niveles de motivación y productividad.
  • Bajo nivel de conflictividad laboral.
  • Desaparición de rumores y uso de canales informales para creación de ambientes propicios y agradables.
  • Aumento de la participación e iniciativa, ahorro y reducción de costos.
  • Integración del personal.
  • Identificación con la empresa y consistencia en la cultura corporativa.
  • Creación de sentimientos de pertenencia
  • Mejor respuesta ante situaciones de crisis.
  • Mayor nivel de responsabilidad.

¿Cuáles son las funciones de la gestión de comunicación interna?

  • Apoyar el proyecto empresarial.
  • Hacer más eficiente la comunicación entre los miembros (perfeccionar los flujos de comunicación).
  • Promover la identidad y cultura corporativa (integración e identificación de los empleados con la compañía).
  • Motivar y cohesionar a los empleados  (mejorar el clima organizacional).
  • Contribuir al aumento de la productividad, rendimiento y la calidad del trabajo realizado.
  • Facilitar la asimilación al cambio.
  • Promover y gestionar el conocimiento.
  • Reducir el impacto de las crisis internas.
  • Incrementar la reputación interna.
  • Diseñar, implementar y gestionar medios y herramientas de comunicación interna.
  • Promover la responsabilidad social interna.
  • Capacitar a ejecutivos y empleados en habilidades y herramientas comunicacionales.

Marco de la gestión de la comunicación interna:

A nivel interno, la unidad de comunicaciones (ubicada ya sea en recursos humanos o en una dirección de comunicaciones –Dircom-), será la responsable de diseñar, planificar e implementar una comunicación interna eficiente y de calidad, como también evaluar y dimensionar los recursos necesarios disponibles para que se puedan cumplir los objetivos de comunicación.

En este sentido, hay que recordar que la comunicación interna  es un instrumento fundamental para la gestión de la comunicación corporativa, que enmarca su accionar bajo el alero de una política de comunicaciones y de un programa estratégico de comunicación (interna y externa), definidos por el comité directivo (la comunicación interna se integra en los procesos de toma de decisiones, de gestión de proyectos, es decir, en las fuentes de información de carácter estratégico). Esto quiere decir que la planificación de la comunicación interna debe estar alineada con el plan anual de negocios y apoyar unos determinados objetivos empresariales. Todo esto es fruto de un trabajo anterior del comité directivo (donde se incluye al director, gerente o jefe de comunicación) que debió planificar en forma conjunta las estrategias de negocios y de comunicación, para darle coherencia a la planificación comunicacional y satisfacer las necesidades de la empresa.

La Dircom o el área de RRHH implanta la comunicación interna con el apoyo y la colaboración fundamental del comité directivo y los mandos intermedios. En este sentido, los directivos o gerentes tienen un papel clave en este proceso, ya que como depositarios de la información significativa deben y pueden estructurar los contenidos, dinamizar los procesos y evaluar los resultados, y así asegurar la transmisión comunicativa eficaz y bidireccional entre la dirección y el resto de la organización. Pero, además, los directivos o gerentes deben: integrar la comunicación al proceso de gestión, legitimar y reconocer los planes que se realicen, dotar de un presupuesto adecuado a la comunicación interna, conocer y participar activamente en las estrategias y acciones de  comunicación, potenciar que los empleados estén informados siguiendo la estructura de la organización y potenciar la formación en comunicación del equipo directivo y de los altos mandos. En suma, una correcta gestión de la comunicación interna es la que nace del compromiso de la alta dirección y también, en lo específico, de las “buenas prácticas” de los directivos, ya que ellos son referentes de sus subordinados, por lo que sus actuaciones repercuten directamente en factores como el liderazgo, motivación, confianza, respeto, clima, reconocimiento y, por tanto, en productividad y resultados. De ahí la necesidad de definir y difundir con claridad los roles, competencias y responsabilidades de comunicación de los gerentes y mandos medios de la compañía.

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