Actualmente la comunicación interna, si es bien aplicada, puede y debe llegar a convertirse en una inmejorable herramienta de gestión para el logro de ambientes laborales caracterizados por la integración, participación, cohesión y motivación (comportamientos básicos para generar emprendimiento, creatividad, calidad y buen rendimiento en la tarea).
Para visualizar mejor esta realidad, imaginemos una situación ideal, una empresa donde existe una estrategia de comunicaciones internas perfecta, en términos de gestión de comportamientos.
-Los empleados comunes y corrientes conocen a cabalidad el proyecto empresarial y están comprometidos con él (saben cual es su rol particular y manejan datos esenciales sobre decisiones de alto nivel).
-El equpo gerencial está enterado de lo que piensan y hacen los distintos niveles de la organización, y mantiene un alto nivel de interacciones directas con los empleados, a través de distintos tipos de medios y acciones (mail, intranet, blog, reuniones, eventos, etc.).
-Empleadores y empleados intercambian información y opiniones en un plano de igualdad, en un diálogo permanente que facilita la alineación y motivación.
-El gerente general comunica los intereses de la organización de una manera clara, efectiva y participativa; lidiando con los problemas de los trabajadores y buscando siempre una continua interacción (siempre esta visible para los empleados).
-Los jefes o roles de conducción intermedios cumplen a cabalidad su rol de transmisores de la estrategia corporativa y, desde su función directiva, gestionan diversos aspectos tanto de relación como de tarea, al interior de sus respectivos equipos de trabajo.
-La unidad de comunicaciones internas no sólo gestiona medios y acciones, sino también capacita a gerentes y jefes en habilidades comunicacionales intra e interpersonales (escucha, empatía y emisión) y gestiona estratégicamente el comportamiento de los empleados (aborda estrategias para potenciar el clima laboral, reconocer a los empleados , favorecer y mantener equipos de trabajo, propiciar la productividad y rendimiento, fomentar la reputación interna, gestionar el conocimiento y facilitar el cambio).
El caso descrito puede parecer un poco irreal, pero refleja una realidad no imposible de alcanzar para una empresa que decida abordar con decisión, seriedad y constancia un proyecto integral de comunicaciones internas focalizado en la motivación, integración y compomiso de su capital humano (decisión que casi siempre surge de encuestas de clima o de sondeos de satisfacción del "cliente interno").
¿Cuáles con las claves para comenzar este camino?
El primer paso es diagnosticar las debilidades y fortalezas de la empresa para abordar un proyecto de esta naturaleza. En este sentido, se deben analizar diferentes variables del equipo directivo: liderazgo y cercanía (confianza e integración) con los distintos niveles de la empresa, su cohesión interna como equipo (comunicación entre áreas) y sus habilidades y capacidades comunicativas (escucha, empatía y emisión). También hay que evaluar las habilidades y capacidades de las jefaturas para comunicar la estrategia de negocios y generar ambientes participativos, de motivación y productividad; y la gestión de la unidad de comunicaciones, en términos de generación de estrategias, planes y acciones para activar estos comportamientos.
Un segundo paso consiste en alinear a los distintos emisores responsables de comunicación que existen en la organización (gerentes, jefes y comunicadores internos) con una estrategia específica de comunicación interna cuyo objetivo central es lograr un ambiente laboral participativo, de integración, cohesión, motivación y compromiso con el proyecto corporativo.
1. Convencimiento y compromiso del equipo directivo: el gerente general y su equipo de reportes directos (gerentes divisionales o de área) deben liderar el proyecto en forma segura y decidida comunicándolo a toda la organización de una manera clara y convincente. El resto de la organización debe percibir que se trata de un proyecto importante para toda la empresa y que aportará valor a todos (el mensaje debe apelar al compromiso y a la acción).
2. Participación activa de las jefaturas: los jefes deben enpoderarse del proyecto y transmitirlo en forma eficiente a los miembros de sus respectivos equipos (tienen que ser capaces de comunicar la importancia que el proyecto tiene para la alta dirección). Deben, en lo posible, apelar a la emoción, al sentido del trabajo y a la importancia que cada miembro del equipo tiene en el desarrollo y progreso de la empresa.
3. Gestión operativa del proyecto: la unidad de comunicaciones, idealmente con la ayuda de una consultora externa (todavía en Chile y Latinoamérica las áreas de comunicaciones no tienen el tiempo ni los recursos humanos como para abordar integralmente este tipo de programas) asumirá la responsabilidad operativa del proyecto. Esto implica trabajar en conjunto con los consultores externos en la diferentes estrategias de medios, acciones, mediciones y capacitaciones que acompañarán al proyecto.
Continuará......
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